Crear y aprobar una solicitud de compra

Una solicitud de compra permite que alguien del equipo pida mercancía antes de realizar el pedido. Las pequeñas pueden aprobarse al crearlas; las mayores necesitan una o dos aprobaciones de personas distintas.

Antes de empezar

• Compras debe estar activada: consulte Configurar Compras.
• Crear requiere Crear solicitudes de compra; aprobar requiere Aprobar solicitudes de compra y diferencias de facturas; crear pedidos requiere Inventario, recepción, recuento de inventario.

Pasos: crear una solicitud

1. Abra Compras y vaya a Nueva solicitud de compra.
2. Escanee o escriba cada producto en Producto o código de barras y su Cant. Elija un Proveedor (opcional) por línea y añada una Nota si lo desea.
3. Escriba el Motivo y la fecha Necesario para.
4. Seleccione Enviar la solicitud. Cada línea usa el precio más reciente del proveedor o, en su defecto, el costo del producto.

La solicitud indica Aprobada al crearla, Necesita una aprobación o Necesita dos aprobaciones de dos personas distintas, y avisa si supera un presupuesto mensual.

Pasos: aprobar o rechazar

1. Abra Compras → Aprobaciones. Enumera las solicitudes que puede aprobar ahora, empezando por la más antigua.
2. Abra una para ver sus líneas, presupuestos y decisiones anteriores.
3. Añada una nota opcional y seleccione Aprobar, o escriba una nota y seleccione Rechazar. Rechazar requiere nota.

Pasos: crear las órdenes de compra

1. Abra la solicitud aprobada.
2. En Crear las órdenes de compra, elija Un pedido a un solo proveedor y el Proveedor, o Dividir por el proveedor de cada línea.
3. Establezca la fecha Esperado si difiere de Necesario para.
4. Seleccione Crear los pedidos. Se abren como órdenes de compra ordinarias.

Para comparar precios primero, use Solicitar cotizaciones a proveedores: consulte Solicitar cotizaciones a proveedores.

Conviene saber

• Una solicitud pasa de pendiente a aprobada, rechazada o retirada; las aprobadas pasan después a cotizaciones o pedidos.
• El solicitante o un responsable puede Retirar la solicitud mientras espera.
• Un responsable que no la haya creado puede rechazarla en cualquier paso.
• Las solicitudes que esperan más de las horas configuradas generan una alerta al propietario; el resumen diario incluye una línea de pendientes.
• La página Compras muestra arriba Pendientes de mi aprobación, Aprobadas, aún sin pedir y Pedidos retrasados.
• Para recibir: consulte Recibir mercancía y conciliar la factura.