Gestionar las facturas por revisar

Una factura de proveedor que difiere del pedido o albarán más allá de las tolerancias no se contabiliza. Espera en Facturas por revisar hasta que alguien decida qué hacer.

Antes de empezar

• Necesita Registrar y conciliar facturas de proveedores para disputar, devolver o contabilizar. Aceptar una diferencia requiere Aprobar solicitudes de compra y diferencias de facturas.

Por qué llega aquí una factura

• Precio: un precio de factura supera la tolerancia, por arriba o por abajo.
• Cantidad: la cantidad facturada difiere de la aceptada en el albarán más allá de la tolerancia.
• Falta el albarán: aún no se ha recibido nada del pedido.
• No está en el pedido: la factura incluye un producto que el pedido no contiene.

Pasos

1. Abra Compras → Facturas por revisar. Primero aparecen las disputadas y las que superan tolerancias, con proveedor, número de factura, pedido, problema, total, Diferencia y vencimiento.
2. Abra una factura. La tabla compara por producto lo pedido, aceptado y facturado, y los precios del pedido y factura. Una línea superior indica qué está Fuera de las tolerancias.
3. Escriba una nota. Es obligatoria para aceptar, disputar o devolver.
4. Elija qué hacer:
   • Aceptar tal como está: se acepta y contabiliza la factura sin cambios.
   • Disputar con el proveedor: ha consultado al proveedor; la factura permanece aquí.
   • Devolver al proveedor: se devuelve la factura sin contabilizar nada. La entrega puede facturarse después con una factura corregida.
   • Conciliar de nuevo: para un albarán que faltaba, una vez recibida la entrega.
5. Consulte Historial para ver cada decisión, quién la tomó y su nota.

Conviene saber

• Cada factura que no coincide genera una alerta única al propietario, y el resumen diario cuenta las facturas por revisar.
• Quienes aprueban también las ven en Compras → Aprobaciones.
• «Devolver al proveedor» devuelve la factura, no la mercancía. La mercancía dañada se rechaza en el albarán y nunca entra en existencias. Para devolver existencias caducadas, consulte Controlar lotes y caducidades.
• La contabilización funciona como para una factura coincidente: consulte Recibir mercancía y conciliar la factura.