যাচাই করার চালান সামলান

আদেশ বা ডেলিভারি নোট থেকে সহনসীমার বেশি আলাদা সরবরাহকারীর চালান পোস্ট হয় না। কেউ সিদ্ধান্ত না নেওয়া পর্যন্ত যাচাই করার চালান-এ অপেক্ষা করে।

শুরু করার আগে

• বিরোধ, ফেরত বা পোস্টের জন্য সরবরাহকারীর চালান নথিভুক্ত ও মেলানো দরকার। পার্থক্য গ্রহণের জন্য ক্রয়ের অনুরোধ ও চালানের পার্থক্য অনুমোদন করা দরকার।

চালান এখানে কেন আসে

• দাম: চালানের দাম সহনসীমার বাইরে, বেশি বা কম।
• পরিমাণ: বিলের পরিমাণ ডেলিভারি নোটে গ্রহণ করা পরিমাণ থেকে সহনসীমার বেশি আলাদা।
• ডেলিভারি নোট নেই: আদেশের কিছুই এখনো গ্রহণ করা হয়নি।
• আদেশে নেই: চালানে এমন পণ্যের বিল করা হয়েছে যা আদেশে নেই।

ধাপ

1. Procurement → যাচাই করার চালান খুলুন। বিরোধযুক্ত ও সহনসীমার বাইরে চালান আগে আসে, সরবরাহকারী, চালান নম্বর, আদেশ, সমস্যা, মোট, পার্থক্য ও নির্ধারিত তারিখসহ।
2. চালান খুলুন। মিলের টেবিলে প্রতি পণ্যে আদেশ করা, গ্রহণ করা ও বিলের পরিমাণ, আদেশের দাম এবং চালানের দাম দেখায়। ওপরের লাইনে কোনটি সহনসীমার বাইরে তা বলে।
3. নোট লিখুন। গ্রহণ, বিরোধ বা ফেরতের জন্য নোট দরকার।
4. কী করবেন বাছুন:
   • যেমন আছে গ্রহণ করুন: চালান যেমন আছে নেওয়া ও পোস্ট করা হয়।
   • সরবরাহকারীর সঙ্গে বিরোধ জানান: আপনি সরবরাহকারীকে জিজ্ঞেস করেছেন; চালান এখানেই থাকে।
   • সরবরাহকারীকে ফেরত দিন: চালান ফিরে যায়, কিছু পোস্ট হয় না। এরপর সংশোধিত চালানে ডেলিভারির বিল করা যায়।
   • আবার মেলান: ডেলিভারি নোট না থাকলে, ডেলিভারি গ্রহণের পরে।
5. প্রতিটি সিদ্ধান্ত, সিদ্ধান্তকারী ও নোট দেখতে ইতিহাস দেখুন।

জেনে রাখা ভালো

• প্রতিটি না মেলা চালান মালিককে একবার সতর্ক করে এবং দৈনিক সারাংশে যাচাই করার চালানের সংখ্যা থাকে।
• অনুমোদনকারীরা Procurement → অনুমোদন-এও এসব চালান দেখেন।
• “সরবরাহকারীকে ফেরত দিন” চালান ফেরায়, পণ্য নয়। ক্ষতিগ্রস্ত পণ্য ডেলিভারি নোটে প্রত্যাখ্যাত হয়, তাই কখনো মজুতে ঢোকেনি। মেয়াদোত্তীর্ণ মজুত ফেরাতে লট ও মেয়াদের তারিখ অনুসরণ করুন দেখুন।
• পোস্টিং মিলে যাওয়া চালানের মতোই হয়: পণ্য গ্রহণ করুন ও চালান মেলান দেখুন।