Traiter les factures à vérifier

Une facture fournisseur qui s'écarte de la commande ou du bon de livraison au-delà de vos tolérances n'est pas comptabilisée. Elle attend dans Factures à vérifier jusqu'à ce que quelqu'un décide quoi en faire.

Avant de commencer

• Il vous faut Enregistrer et rapprocher les factures fournisseurs pour contester, renvoyer ou comptabiliser. Accepter un écart demande Approuver les demandes d'achat et les écarts de facture.

Pourquoi une facture arrive ici

• Prix : un prix de la facture sort de la tolérance de prix, à la hausse ou à la baisse.
• Quantité : la quantité facturée diffère de ce qui a été accepté sur le bon de livraison, au-delà de la tolérance de quantité.
• Bon de livraison manquant : rien de la commande n'a encore été réceptionné.
• Absent de la commande : la facture facture un produit que la commande ne contient pas.

Étapes

1. Ouvrez Achats → Factures à vérifier. Les factures contestées et celles hors tolérances viennent en premier, avec le fournisseur, le numéro de facture, la commande, ce qui ne va pas, le total, l'Écart et la date d'échéance.
2. Ouvrez une facture. Le tableau de rapprochement affiche, par produit, ce qui a été commandé, accepté et facturé, le prix de la commande et le prix de la facture. Une ligne en haut indique ce qui est Hors tolérances.
3. Saisissez une note. Une note est obligatoire pour accepter, contester ou renvoyer.
4. Choisissez quoi faire :
   • Accepter tel quel : la facture est prise telle quelle et comptabilisée.
   • Contester auprès du fournisseur : vous avez interrogé le fournisseur ; la facture reste ici.
   • Retourner au fournisseur : la facture est renvoyée et rien n'est comptabilisé. La livraison peut ensuite être facturée par une facture corrigée.
   • Rapprocher à nouveau : pour un bon de livraison manquant, une fois la livraison réceptionnée.
5. Consultez Historique pour chaque décision, avec son auteur et la note.

Bon à savoir

• Chaque facture qui ne correspond pas déclenche une fois une alerte du dirigeant, et le récapitulatif quotidien compte les factures à vérifier.
• Les personnes qui approuvent voient aussi ces factures dans Achats → Approbations.
• "Retourner au fournisseur" renvoie la facture, pas la marchandise. La marchandise endommagée est refusée sur le bon de livraison : elle n'est donc jamais entrée en stock. Pour renvoyer du stock périmé, voir Suivre les lots et les dates de péremption.
• La comptabilisation fonctionne comme pour une facture qui correspond : voir Réceptionner la marchandise et rapprocher la facture.