Réceptionner la marchandise et rapprocher la facture

Le rapprochement à trois voies contrôle la facture du fournisseur par rapport à ce que vous avez commandé et à ce que vous avez accepté à la réception. Une facture qui correspond est comptabilisée aussitôt ; une facture qui diffère attend que quelqu'un décide.

Avant de commencer

• Il vous faut un bon de commande : issu d'une demande, d'un devis ou de la page des bons de commande.
• Réceptionner demande Stocks, réception, inventaire. Enregistrer et comptabiliser les factures demande Enregistrer et rapprocher les factures fournisseurs. Comptabiliser dans Comptabilité demande aussi le droit des achats de Comptabilité.

Étapes : enregistrer le bon de livraison

1. Ouvrez le bon de commande et choisissez Réceptionner avec un bon de livraison / une facture fournisseur.
2. Sous Réceptionner avec un bon de livraison, saisissez le N° de bon de livraison.
3. Pour chaque ligne, saisissez ce qui a été Livré et ce qui est Endommagé. Saisissez le Coût unitaire s'il diffère, la Péremption et le Lot.
4. Choisissez Enregistrer le bon de livraison. La marchandise endommagée est refusée et n'entre jamais en stock ; le reste est réceptionné.

Étapes : enregistrer et rapprocher la facture

1. Sur la même page, allez à Enregistrer la facture du fournisseur. Les lignes partent du dernier bon de livraison pas encore facturé, aux prix de la commande.
2. Saisissez le N° de facture et la Date de facture.
3. Choisissez la TVA : Pas de TVA, TVA ajoutée en sus ou TVA comprise dans les prix, et le Taux de TVA %.
4. Modifiez les Conditions de paiement (jours) si nécessaire, et saisissez le Total de la facture (à vérifier).
5. Corrigez chaque Qté facturée et Prix unitaire pour qu'ils correspondent à la facture papier. Si le lecteur de factures est activé pour vous, vous pouvez remplir la facture Ou à partir d'une photo de facture.
6. Choisissez Rapprocher et enregistrer.

Bon à savoir

• Dans les tolérances, la facture est comptabilisée aussitôt. Avec Comptabilité activé, elle devient une facture fournisseur de Comptabilité liée à la livraison, avec son code TVA tiré du taux de la facture et sa date d'échéance (date de facture + conditions de paiement), pour que Ce que nous devons et Entrées et sorties d'argent la prennent en compte. Sans Comptabilité, le compte du fournisseur reçoit l'écart de la facture.
• Si vous n'avez pas le droit de comptabiliser dans Comptabilité, la facture attend, rapprochée, avec Comptabiliser dans la Comptabilité pour quelqu'un qui en a le droit.
• Hors tolérances, la facture va dans Factures à vérifier : voir Traiter les factures à vérifier.
• Une facture facture un seul bon de livraison. Pour une livraison en plusieurs parties, enregistrez un bon et une facture pour chacune.
• Le même numéro de facture d'un fournisseur ne peut pas être enregistré deux fois.
• Aux Émirats arabes unis, les prix qui incluent 5 % de TVA sont rapprochés sur leur montant HT, et les pages fournisseurs et les devis utilisent la langue de chaque fournisseur : voir Émirats arabes unis.