استلام البضاعة ومطابقة الفاتورة

تفحص المطابقة الثلاثية فاتورة المورد مقابل ما طلبته وما قبلته عند الباب. الفاتورة المطابقة تُرحَّل فوراً؛ والتي تختلف تنتظر أن يقرر أحد بشأنها.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى أمر شراء: من طلب، أو من عرض سعر، أو من صفحة أوامر الشراء.
• الاستلام يحتاج إلى المخزون والاستلام والجرد. وتسجيل الفواتير وترحيلها يحتاج إلى تسجيل فواتير الموردين ومطابقتها. والترحيل إلى الحسابات يحتاج أيضاً إلى صلاحية المشتريات في الحسابات.

الخطوات: تسجيل إذن الاستلام

1. افتح أمر الشراء واختر استلم بإذن استلام / فاتورة المورد.
2. تحت استلم بإذن استلام اكتب رقم إذن التسليم.
3. لكل سطر اكتب ما الواصل وما هو تالف. اكتب تكلفة الوحدة إذا اختلفت، وتاريخ الصلاحية ورقم التشغيلة.
4. اختر احفظ إذن الاستلام. البضاعة التالفة تُرفض ولا تدخل المخزون أبداً؛ ويُستلم الباقي.

الخطوات: تسجيل الفاتورة ومطابقتها

1. في الصفحة نفسها انتقل إلى سجّل فاتورة المورد. تبدأ الأسطر من أحدث إذن استلام لم يُفوتر بعد، بأسعار الأمر.
2. اكتب رقم الفاتورة وتاريخ الفاتورة.
3. اختر ضريبة القيمة المضافة: بدون ضريبة أو الضريبة مضافة إلى الأسعار أو الأسعار شاملة الضريبة، ونسبة الضريبة %.
4. غيّر مدة السداد (أيام) إذا لزم، واكتب إجمالي الفاتورة (للتحقق).
5. صحّح كل الكمية المفوترة وسعر الوحدة لتطابق الفاتورة الورقية. إذا كان قارئ الفواتير مشغّلاً لك، فيمكنك تعبئة الفاتورة أو من صورة فاتورة.
6. اختر طابِق واحفظ.

معلومات مفيدة

• ضمن الحدود المسموحة تُرحَّل الفاتورة فوراً. عند تشغيل الحسابات تصبح فاتورة مورد في الحسابات مرتبطة بالتوريد، برمز ضريبة من نسبة الفاتورة وتاريخ استحقاق (تاريخ الفاتورة + مدة السداد)، فيراها ما ندين به والمال الداخل والخارج. ومن دون الحسابات يأخذ حساب المورد فرق الفاتورة.
• إذا لم يكن مسموحاً لك بالترحيل إلى الحسابات، تنتظر الفاتورة كمطابقة مع رحّل إلى الحسابات لمن يُسمح له بذلك.
• خارج الحدود المسموحة تذهب الفاتورة إلى فواتير تحتاج إلى مراجعة: راجع التعامل مع الفواتير التي تحتاج إلى مراجعة.
• الفاتورة الواحدة تحاسب على إذن استلام واحد. للتوريد على أجزاء سجّل إذناً وفاتورة لكل جزء.
• لا يمكن تسجيل رقم فاتورة المورد نفسه مرتين.
• في الإمارات تُطابَق الأسعار الشاملة لضريبة 5 % على مبلغها الصافي، وتستخدم صفحات الموردين وعروض الأسعار لغة كل مورد: راجع الإمارات.