إعداد المشتريات

تحدد إعدادات المشتريات أي الطلبات تُعتمد فوراً وأيها يحتاج إلى اعتماد واحد أو اعتمادين، وإلى أي حد يمكن أن تختلف الفاتورة عن الأمر، وكم يمكن لكل فئة أن تنفق في الشهر.

قبل أن تبدأ

• شغّل المشتريات لمنشأتك: راجع اختر تطبيقاتك. يحتاج إلى تطبيق المخزون.
• يجب أن تكون مديراً. والمالك وحده يغيّر من يعتمد.
• امنح فريقك الصلاحيات التي يحتاجها: تقديم طلبات الشراء، واعتماد طلبات الشراء وفروق الفواتير، وتسجيل فواتير الموردين ومطابقتها. راجع الأدوار والصلاحيات.

الخطوات

1. افتح الإعدادات ← إعدادات المشتريات.
2. حدّد تشغيل المشتريات. تظهر الطلبات والموافقات وعروض الأسعار وأذون الاستلام ومطابقة الفواتير في قوائم كل فرع.
3. تحت مبالغ الاعتماد، لـجميع الفروع أو لكل فرع، اكتب اعتماد فوري حتى (اتركه فارغاً لعدم الاعتماد الفوري أبداً) واعتمادان فوق (اتركه فارغاً لعدم طلب اعتمادين أبداً).
4. تحت من يعتمد حدّد الأشخاص لـالاعتماد الأول والاعتماد الثاني. إذا لم يُحدَّد أحد، يعطي الاعتماد الأول أي شخص لديه صلاحية الاعتماد، ويعطي المالك أو مدير الاعتماد الثاني.
5. تحت الحدود المسموحة لمطابقة الفواتير اكتب الحد المسموح للكمية % والحد المسموح للسعر %. الفرق ضمنهما يُقبل تلقائياً.
6. تحت الميزانيات الشهرية أضف الفئة والميزانية الشهرية لها، وحدّد ملزمة إذا كان تجاوزها يجب أن يحتاج إلى اعتمادين.
7. تحت مدد السداد اكتب أيام السداد لمنشأتك، ولأي مورد له شروطه الخاصة.
8. تحت التنبيهات اضبط نبّه عند انتظار الطلب (ساعات) ويُعدّ الأمر متأخرًا بعد (أيام).
9. اختر حفظ.

معلومات مفيدة

• القيم الافتراضية: لا اعتماد تلقائي ولا مبلغ يتطلب خطوتين (اعتماد واحد لكل شيء)، والحد المسموح للسعر 1 %، والحد المسموح للكمية 0، ومدة السداد 30 يوماً، والطلب ينبّه بعد 24 ساعة، والأمر يُعدّ متأخراً بعد يوم من تاريخه.
• الميزانية المرنة تنبّه فقط في الطلب. والميزانية الملزمة تجعل الطلب يحتاج إلى اعتمادين أياً كان مبلغه.
• تحتسب الميزانيات ما التزمت به الطلبات المعتمدة في الشهر نفسه، لكل فئة أصناف.
• لا أحد يعتمد طلبه الخاص. يمكن للمالك أن يعتمد طلبه ذا الخطوة الواحدة، لكن ليس أبداً كأحد اعتمادين.
• التالي: تقديم طلب شراء واعتماده.