المشتريات

يضيف تطبيق المشتريات الخطوات المحيطة بأمر الشراء: من يحق له طلب البضاعة ومن يعتمد، وعروض الأسعار من عدة موردين، وإذن الاستلام عند الباب، وفاتورة المورد التي تُراجع مقابل الأمر والتوريد قبل تسجيلها.

وهو للمنشآت التي لديها عدة مشترين أو فروع: من يقدّمون الطلبات، والمديرون الذين يعتمدونها، ومن يستلم البضاعة، ومن يتولى فواتير الموردين. يُبنى تطبيق المشتريات على الموردين وأوامر الشراء في المخزون، ويرحّل الفواتير المطابقة إلى الحسابات كفواتير موردين.

ابدأ بـإعداد المشتريات.

اتفاقيات الشراء الإطارية

افتح اتفاقيات الشراء الإطارية من المشتريات أو أوامر الشراء لتحديد أسعار ثابتة وحدود كميات وحد إنفاق مع المورد. أدخل المورد وتواريخ الصلاحية والمنتجات والكميات. يشمل حد الإنفاق صافي قيمة البضائع قبل الضريبة والشحن بعملة المؤسسة.

أنشئ أمر شراء من الاتفاقية واختر المورد نفسه والكميات المطلوبة. اترك تكلفة الوحدة فارغة لاستخدام السعر المتفق عليه. لا يمكن تجاوز الكمية أو الإنفاق المتبقي أو تغيير الأسعار أو الطلب خارج تواريخ الاتفاقية. تبقى موافقات الشراء المعتادة مطلوبة.

تحجز الأوامر المفتوحة الحد المتاح. يحرر الإلغاء الحجز، بينما يحرر إغلاق أمر مستلم جزئياً البضائع غير المستلمة فقط. تظل البضائع المستلمة محسوبة. أغلق الاتفاقية لمنع أوامر جديدة؛ يمكن استلام الأوامر القائمة. الأسعار والحدود ثابتة بعد الإنشاء؛ أنشئ اتفاقية جديدة لإعادة التفاوض.

يجب أن يلتزم الاستلام بالكمية المطلوبة والسعر المتفق عليه. يجب أن يكون مبلغ كل سطر في الأمر والاستلام قابلاً للدفع بوحدة العملة الصغرى دون كسور إضافية؛ اجمع التسليمات الصغيرة قبل تسجيلها عند الحاجة.

إذا انقطع الاستلام، افتح الأمر واختر استئناف الاستلام المتوقف. يعيد النظام استخدام الطلب والكميات المحفوظة، حتى بعد إعادة تشغيل الخدمة، دون تسجيل البضائع مرتين. أكمل الاستئناف قبل إغلاق الأمر أو تسجيل استلام جديد.

• إعداد المشترياتشغّل المشتريات واضبط مبالغ الاعتماد ومن يعتمد والحدود المسموحة لمطابقة الفواتير والميزانيات الشهرية ومدد السداد والتنبيهات.
• تقديم طلب شراء واعتمادهاطلب الأصناف التي يحتاجها فريقك، واعتمد الطلبات أو ارفضها بخطوة أو خطوتين، وحوّل الطلبات المعتمدة إلى أوامر شراء.
• طلب عروض أسعار من الموردينأرسل طلب عروض أسعار برابط إلى ثمانية موردين كحد أقصى، وقارن أسعارهم جنباً إلى جنب، واطلب من أفضل عرض.
• إرسال أمر شراء برابطأرسل أمر الشراء إلى المورد كرابط خاص؛ فيؤكده المورد أو يعدّله أو يرفضه من هاتفه دون تسجيل دخول.
• استلام البضاعة ومطابقة الفاتورةسجّل إذن استلام بالبضاعة التالفة والناقصة، ثم طابق فاتورة المورد مع الأمر والتوريد ورحّلها.
• التعامل مع الفواتير التي تحتاج إلى مراجعةقرّر بشأن فواتير الموردين التي لم تطابق الأمر أو التوريد: اقبلها أو اعترض عليها أو أعدها أو طابقها مجدداً.
• الاطلاع على أعمار مستحقات الموردين وبطاقات تقييمهماعرف ما تدين به لكل مورد حسب أيام التأخر عن الاستحقاق، وكيف يؤدي كل مورد في موعد التوريد ونسبة التوريد والسعر والتلف.