پروکیورمنٹ

پروکیورمنٹ خریداری آرڈر کے آس پاس کے مراحل شامل کرتا ہے: کون مال مانگ سکتا ہے اور کون منظور کرتا ہے، کئی سپلائرز کی کوٹیشن، دروازے پر ڈلیوری نوٹ، اور سپلائر کی انوائس جو درج ہونے سے پہلے آرڈر اور ڈلیوری سے جانچی جاتی ہے۔

یہ کئی خریداروں یا برانچوں والے اداروں کے لیے ہے: درخواستیں بھیجنے والے لوگ، انہیں منظور کرنے والے منیجر، مال وصول کرنے والا شخص اور سپلائر انوائسز سنبھالنے والا شخص۔ پروکیورمنٹ انوینٹری کے سپلائرز اور خریداری آرڈرز پر بنتا ہے، اور ملائی گئی انوائسز حسابات میں سپلائر بل کے طور پر درج کرتا ہے۔

پروکیورمنٹ سیٹ کریں سے شروع کریں۔

جامع خریداری معاہدے

خریداری یا خریداری آرڈروں سے جامع خریداری معاہدے کھول کر سپلائر کی مقرر قیمتیں، مقدار کی حد اور مجموعی اخراجات کی حد طے کریں۔ سپلائر، مؤثر تاریخیں، مصنوعات اور مقداریں درج کریں۔ حد ادارے کی کرنسی میں ٹیکس اور مال برداری سے پہلے مال کی خالص قیمت ہے۔

معاہدے سے اسی سپلائر اور مطلوبہ مقداروں کا آرڈر بنائیں۔ طے شدہ قیمتوں کے لیے فی اکائی لاگت خالی چھوڑیں۔ آرڈر باقی حد سے بڑھ نہیں سکتا، مختلف قیمت نہیں لے سکتا اور معاہدے کی تاریخوں سے باہر نہیں ہو سکتا۔ موجودہ خریداری منظوری لاگو رہتی ہے۔

کھلے آرڈر حد مختص کرتے ہیں۔ منسوخی اسے آزاد کرتی ہے؛ جزوی وصول شدہ آرڈر بند کرنے سے صرف غیر وصول شدہ مال آزاد ہوتا ہے۔ وصول شدہ مال حد استعمال کرتا رہتا ہے۔ نئے آرڈر روکنے کے لیے معاہدہ بند کریں؛ پرانے آرڈر وصول کیے جا سکتے ہیں۔ قیمتیں اور حدود بدل نہیں سکتیں؛ دوبارہ مذاکرات پر نیا معاہدہ بنائیں۔

وصولی طے شدہ مقدار اور قیمت کے اندر ہو۔ ہر آرڈر اور وصولی کی سطر کی رقم کرنسی کی سب سے چھوٹی اکائی میں پوری قابل ادائیگی رقم ہو؛ ضرورت پر چھوٹی ترسیل جمع کرکے درج کریں۔

وصولی رک جائے تو آرڈر کھول کر رکی ہوئی وصولی جاری کریں منتخب کریں۔ سروس دوبارہ شروع ہونے پر بھی محفوظ درخواست اور مقداریں استعمال ہوتی ہیں، لہٰذا مال دو بار درج نہیں ہوتا۔ آرڈر بند کرنے یا نئی وصولی درج کرنے سے پہلے اسے مکمل کریں۔

• پروکیورمنٹ سیٹ کریںپروکیورمنٹ چالو کریں اور منظوری کی رقمیں، منظور کرنے والے، انوائس میلان کی اجازت کی حد، ماہانہ بجٹ، ادائیگی کی شرائط اور الرٹ سیٹ کریں۔
• خریداری کی درخواست بھیجیں اور منظور کریںاپنی ٹیم کی ضرورت کی پروڈکٹس مانگیں، درخواستیں ایک یا دو مراحل میں منظور یا رد کریں، اور منظور شدہ درخواستوں کو خریداری آرڈر میں بدلیں۔
• سپلائرز سے کوٹیشن مانگیںلنک کے ذریعے آٹھ تک سپلائرز کو کوٹیشن کی درخواست بھیجیں، ان کی قیمتیں آمنے سامنے رکھ کر موازنہ کریں اور بہترین کوٹیشن سے آرڈر کریں۔
• لنک سے خریداری آرڈر بھیجیںخریداری آرڈر سپلائر کو نجی لنک کے طور پر بھیجیں؛ سپلائر لاگ ان کے بغیر فون سے اسے پکا کرتا، بدلتا یا رد کرتا ہے۔
• مال وصول کریں اور انوائس ملائیںخراب اور کم مال کے ساتھ ڈلیوری نوٹ درج کریں، پھر سپلائر کی انوائس کو آرڈر اور ڈلیوری سے ملائیں اور درج کریں۔
• جانچنے والے انوائس نمٹائیںجو سپلائر انوائسز آرڈر یا ڈلیوری سے نہیں ملیں ان کا فیصلہ کریں: انہیں قبول کریں، ان پر اعتراض کریں، واپس کریں یا دوبارہ ملائیں۔
• سپلائر واجبات کی عمر اور اسکور کارڈ دیکھیںدیکھیں کہ ہر سپلائر کا آپ پر کتنا واجب ہے اور کتنے دن سے، اور ہر سپلائر ڈلیوری کے وقت، پورے مال، قیمت اور خرابی میں کیسا ہے۔