Pengadaan

Pengadaan menambahkan langkah di sekitar pesanan pembelian: siapa boleh meminta barang dan siapa menyetujui, penawaran beberapa pemasok, surat jalan saat penerimaan, dan pemeriksaan faktur pemasok terhadap pesanan serta pengiriman sebelum dibukukan.

Aplikasi ditujukan bagi organisasi dengan beberapa pembeli atau cabang: pembuat permintaan, manajer pemberi persetujuan, penerima barang, dan pengelola faktur pemasok. Pengadaan memakai pemasok dan pesanan pembelian dalam Inventaris, lalu membukukan faktur yang cocok ke Pembukuan sebagai tagihan.

Mulai dengan Menyiapkan Pengadaan.

Perjanjian pembelian payung

Buka Perjanjian pembelian payung dari Pengadaan atau Pesanan pembelian untuk menetapkan harga, batas jumlah, dan batas belanja pemasok. Masukkan pemasok, tanggal berlaku, produk, dan jumlah. Batas belanja adalah nilai bersih barang sebelum pajak dan ongkos kirim dalam mata uang organisasi.

Buat pesanan dari perjanjian dengan pemasok yang sama dan jumlah yang diperlukan. Kosongkan biaya satuan untuk memakai harga kesepakatan. Pesanan tidak boleh melebihi sisa batas, mengubah harga, atau berada di luar tanggal perjanjian. Persetujuan pembelian yang ada tetap berlaku.

Pesanan terbuka mencadangkan batas. Pembatalan melepaskannya; penutupan pesanan yang diterima sebagian hanya melepaskan barang yang belum diterima. Barang yang diterima tetap memakai batas. Tutup perjanjian untuk menghentikan pesanan baru; pesanan lama masih dapat diterima. Harga dan batas tidak dapat diedit: buat perjanjian baru untuk negosiasi ulang.

Penerimaan harus mematuhi jumlah dan harga kesepakatan. Nilai setiap baris pesanan dan penerimaan harus dapat dibayar dalam satuan mata uang terkecil, tanpa pecahan tambahan; gabungkan pengiriman kecil bila perlu.

Jika penerimaan terputus, buka pesanan dan pilih Lanjutkan penerimaan terputus. Permintaan dan jumlah tersimpan digunakan kembali, bahkan setelah layanan dimulai ulang, tanpa mencatat barang dua kali. Selesaikan pemulihan sebelum menutup atau mencatat penerimaan lain.

• Menyiapkan PengadaanAktifkan Pengadaan dan tetapkan jumlah persetujuan, pemberi persetujuan, toleransi pencocokan faktur, anggaran bulanan, ketentuan pembayaran, serta peringatan.
• Membuat dan menyetujui permintaan pembelianMinta produk yang diperlukan tim, setujui atau tolak permintaan dalam satu atau dua tahap, lalu ubah permintaan disetujui menjadi pesanan pembelian.
• Meminta penawaran pemasokKirim permintaan penawaran melalui tautan ke hingga delapan pemasok, bandingkan harga berdampingan, lalu pesan dari penawaran terbaik.
• Mengirim pesanan pembelian melalui tautanKirim pesanan pembelian sebagai tautan pribadi kepada pemasok; pemasok mengonfirmasi, mengubah, atau menolak dari ponsel tanpa masuk.
• Menerima barang dan mencocokkan fakturCatat surat jalan dengan barang rusak dan kurang, lalu cocokkan faktur pemasok dengan pesanan serta pengiriman dan posting.
• Menangani faktur untuk diperiksaPutuskan faktur pemasok yang tidak cocok dengan pesanan atau pengiriman: terima, sengketakan, kembalikan, atau cocokkan lagi.
• Memeriksa umur utang dan kartu penilaian pemasokLihat utang setiap pemasok menurut hari keterlambatan, serta kinerja pemasok dalam waktu pengiriman, tingkat pemenuhan, harga, dan kerusakan.