Membuat dan menyetujui permintaan pembelian

Permintaan pembelian adalah cara anggota tim meminta barang sebelum pemesanan. Permintaan kecil dapat disetujui saat dibuat; yang lebih besar memerlukan satu atau dua persetujuan oleh orang berbeda.

Sebelum memulai

• Pengadaan harus aktif: lihat Menyiapkan Pengadaan.
• Membuat memerlukan Buat permintaan pembelian; menyetujui memerlukan Setujui permintaan pembelian dan selisih faktur; membuat pesanan memerlukan Inventaris, penerimaan, penghitungan stok.

Langkah: membuat permintaan

1. Buka Pengadaan, lalu menuju Permintaan pembelian baru.
2. Pindai atau ketik setiap produk pada Produk atau kode batang dan Jml. Pilih Pemasok (opsional) per baris, lalu tambahkan Catatan jika diinginkan.
3. Isi Alasan dan tanggal Diperlukan paling lambat.
4. Pilih Kirim permintaan. Setiap baris diberi harga dari daftar harga terbaru pemasok, jika tidak ada dari biaya produk.

Permintaan menyatakan apakah Disetujui saat dibuat, Memerlukan satu persetujuan, atau Memerlukan dua persetujuan oleh dua orang berbeda, serta memperingatkan ketika melampaui anggaran bulanan.

Langkah: menyetujui atau menolak

1. Buka Pengadaan → Persetujuan. Daftar menampilkan permintaan yang dapat Anda setujui sekarang, yang terlama dahulu.
2. Buka permintaan untuk melihat baris, anggaran, dan keputusan terdahulu.
3. Isi catatan jika diinginkan, lalu pilih Setujui, atau isi catatan lalu pilih Tolak. Penolakan memerlukan catatan.

Langkah: membuat pesanan pembelian

1. Buka permintaan yang disetujui.
2. Pada Buat pesanan pembelian, pilih Satu pesanan untuk satu pemasok dan pilih Pemasok, atau Pisahkan menurut pemasok setiap baris.
3. Tetapkan tanggal Diharapkan jika berbeda dari Diperlukan paling lambat.
4. Pilih Buat pesanan. Pesanan terbuka sebagai pesanan pembelian biasa.

Untuk membandingkan harga dahulu, gunakan Minta penawaran pemasok: lihat Meminta penawaran pemasok.

Perlu diketahui

• Permintaan berpindah dari tertunda menjadi disetujui, ditolak, atau ditarik; permintaan disetujui kemudian menjadi penawaran atau pesanan.
• Pemohon atau manajer dapat Tarik permintaan saat masih menunggu.
• Manajer yang tidak membuat permintaan dapat menolaknya pada tahap mana pun.
• Permintaan yang menunggu lebih lama daripada jam peringatan memicu peringatan pemilik, dan ringkasan harian memuat baris untuk yang menunggu.
• Halaman Pengadaan menampilkan Menunggu persetujuan saya, Disetujui, belum dipesan, dan Pesanan terlambat di atas.
• Penerimaan pesanan: lihat Menerima barang dan mencocokkan faktur.