Créer et approuver une demande d'achat

Une demande d'achat permet à un membre de l'équipe de demander de la marchandise avant que quoi que ce soit ne soit commandé. Les petites demandes peuvent être approuvées dès leur création ; les plus importantes demandent une ou deux approbations par des personnes différentes.

Avant de commencer

• Achats doit être activé : voir Configurer Achats.
• Créer une demande demande Créer des demandes d'achat ; approuver demande Approuver les demandes d'achat et les écarts de facture ; créer les commandes demande Stocks, réception, inventaire.

Étapes : créer une demande

1. Ouvrez Achats et allez à Nouvelle demande d'achat.
2. Scannez ou saisissez chaque produit dans Produit ou code-barres et sa Qté. Choisissez un Fournisseur (facultatif) par ligne et ajoutez une Note si vous le souhaitez.
3. Saisissez le Motif et la date Requis pour le.
4. Choisissez Envoyer la demande. Chaque ligne est valorisée à la dernière liste de prix du fournisseur, sinon au coût du produit.

La demande indique si elle a été Approuvée dès sa création, si elle Nécessite une approbation, ou si elle Nécessite deux approbations par deux personnes différentes, et avertit quand elle dépasse un budget mensuel.

Étapes : approuver ou rejeter

1. Ouvrez Achats → Approbations. La page liste les demandes que vous pouvez approuver maintenant, des plus anciennes aux plus récentes.
2. Ouvrez une demande pour voir ses lignes, ses budgets et les décisions précédentes.
3. Saisissez une note si vous le souhaitez, puis choisissez Approuver, ou saisissez une note et choisissez Rejeter. Un rejet demande une note.

Étapes : créer les bons de commande

1. Ouvrez la demande approuvée.
2. Sous Créer les bons de commande, choisissez Une commande à un seul fournisseur et choisissez le Fournisseur, ou Répartir selon le fournisseur de chaque ligne.
3. Fixez la date Prévu si elle diffère de Requis pour le.
4. Choisissez Créer les commandes. Les commandes s'ouvrent comme des bons de commande ordinaires.

Pour comparer d'abord les prix, utilisez plutôt Demander des devis aux fournisseurs : voir Demander des devis aux fournisseurs.

Bon à savoir

• Une demande passe de en attente à approuvée, rejetée ou retirée ; les demandes approuvées vont ensuite vers des devis ou des commandes.
• Le demandeur, ou un responsable, peut choisir Retirer la demande tant qu'elle attend.
• Un responsable qui n'a pas créé la demande peut la rejeter à n'importe quelle étape.
• Les demandes qui attendent plus longtemps que vos heures d'alerte déclenchent une alerte du dirigeant, et le récapitulatif quotidien a une ligne pour ce qui attend.
• La page Achats affiche en haut En attente de mon approbation, Approuvées, pas encore commandées et Commandes en retard.
• Réceptionner la commande : voir Réceptionner la marchandise et rapprocher la facture.