Criar e aprovar uma solicitação de compra

Uma solicitação de compra é como um membro da equipe pede mercadorias antes de fazer qualquer pedido. Solicitações pequenas podem ser aprovadas na criação; maiores precisam de uma ou duas aprovações por pessoas diferentes.

Antes de começar

• Compras deve estar ativado: veja Configurar Compras.
• Criar exige Criar solicitações de compra; aprovar exige Aprovar solicitações de compra e divergências de fatura; fazer pedidos exige Estoque, recebimento, inventário.

Etapas: criar uma solicitação

1. Abra Compras e vá para Nova solicitação de compra.
2. Leia ou digite cada produto em Produto ou código de barras e sua Qtd.. Escolha um Fornecedor (opcional) por linha e adicione uma Nota se desejar.
3. Digite o Motivo e a data Necessário até.
4. Selecione Enviar a solicitação. Cada linha recebe o preço da lista mais recente do fornecedor ou, na ausência dela, o custo do produto.

A solicitação informa se foi Aprovada na criação, Precisa de uma aprovação ou Precisa de duas aprovações por duas pessoas diferentes e avisa quando ultrapassa um orçamento mensal.

Etapas: aprovar ou rejeitar

1. Abra Compras → Aprovações. A lista mostra as solicitações que você pode aprovar agora, começando pelas mais antigas.
2. Abra uma solicitação para ver linhas, orçamentos e decisões anteriores.
3. Digite uma nota se desejar e selecione Aprovar, ou digite uma nota e selecione Rejeitar. Rejeitar exige uma nota.

Etapas: criar os pedidos de compra

1. Abra a solicitação aprovada.
2. Em Criar os pedidos de compra, escolha Um pedido para um fornecedor e selecione o Fornecedor ou Dividir pelo fornecedor de cada linha.
3. Defina a data Prevista se for diferente de Necessário até.
4. Selecione Criar os pedidos. Eles abrem como pedidos de compra comuns.

Para comparar preços primeiro, use Solicitar cotações aos fornecedores: veja Solicitar cotações aos fornecedores.

É bom saber

• Uma solicitação passa de pendente para aprovada, rejeitada ou retirada; solicitações aprovadas seguem para cotações ou pedidos.
• O solicitante ou um gerente pode Retirar a solicitação enquanto ela aguarda.
• Um gerente que não criou a solicitação pode rejeitá-la em qualquer etapa.
• Solicitações que aguardam mais do que as horas de alerta definidas geram um alerta ao proprietário, e o resumo diário tem uma linha para as pendências.
• A página Compras mostra Aguardando minha aprovação, Aprovadas, ainda não pedidas e Pedidos atrasados no topo.
• Para receber o pedido, veja Receber mercadorias e conferir a fatura.