ক্রয়ের অনুরোধ করুন ও অনুমোদন করুন

কিছু আদেশ করার আগে দলের সদস্য ক্রয়ের অনুরোধ দিয়ে পণ্য চান। ছোট অনুরোধ তৈরি হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে অনুমোদিত হতে পারে; বড় অনুরোধে আলাদা মানুষের এক বা দুই অনুমোদন লাগে।

শুরু করার আগে

• Procurement চালু থাকতে হবে: Procurement সেট আপ করুন দেখুন।
• অনুরোধ করতে ক্রয়ের অনুরোধ করা; অনুমোদন করতে ক্রয়ের অনুরোধ ও চালানের পার্থক্য অনুমোদন করা; আদেশ তৈরি করতে ইনভেন্টরি, গ্রহণ, মজুত গণনা দরকার।

ধাপ: অনুরোধ করুন

1. Procurement খুলে নতুন ক্রয়ের অনুরোধ-এ যান।
2. পণ্য বা বারকোড-এ প্রতিটি পণ্য স্ক্যান বা লিখুন এবং পরিমাণ দিন। প্রতি লাইনে সরবরাহকারী (ঐচ্ছিক) বেছে নিন এবং চাইলে নোট যোগ করুন।
3. কারণ ও কবে দরকার তারিখ লিখুন।
4. অনুরোধ পাঠান বেছে নিন। প্রতি লাইনের দাম সরবরাহকারীর সর্বশেষ মূল্যতালিকা থেকে, না থাকলে পণ্যের খরচ থেকে আসে।

অনুরোধ জানায় তৈরির সময়ই অনুমোদিত, এক অনুমোদন দরকার বা দুই আলাদা মানুষের দুই অনুমোদন দরকার এবং মাসিক বাজেট ছাড়ালে সতর্ক করে।

ধাপ: অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করুন

1. Procurement → অনুমোদন খুলুন। এখন আপনি অনুমোদন করতে পারেন এমন অনুরোধ পুরোনোটি আগে দেখায়।
2. লাইন, বাজেট ও আগের সিদ্ধান্ত দেখতে অনুরোধ খুলুন।
3. চাইলে নোট লিখে অনুমোদন করুন বেছে নিন, অথবা নোট লিখে প্রত্যাখ্যান করুন বেছে নিন। প্রত্যাখ্যানের জন্য নোট আবশ্যক।

ধাপ: ক্রয়াদেশ তৈরি করুন

1. অনুমোদিত অনুরোধ খুলুন।
2. ক্রয়াদেশ তৈরি করুন-এ এক সরবরাহকারীর জন্য এক আদেশ বেছে সরবরাহকারী নির্বাচন করুন, অথবা প্রতি লাইনের সরবরাহকারী অনুযায়ী ভাগ করুন বেছে নিন।
3. প্রত্যাশিত তারিখ কবে দরকার থেকে আলাদা হলে নির্ধারণ করুন।
4. আদেশ তৈরি করুন বেছে নিন। আদেশগুলো সাধারণ ক্রয়াদেশ হিসেবে খোলে।

আগে দাম তুলনা করতে এর বদলে সরবরাহকারীদের কাছে দরপ্রস্তাব চান ব্যবহার করুন: সরবরাহকারীদের কাছে দরপ্রস্তাব চান দেখুন।

জেনে রাখা ভালো

• অনুরোধ অপেক্ষারত থেকে অনুমোদিত, প্রত্যাখ্যাত বা প্রত্যাহৃত হয়; অনুমোদিত অনুরোধ এরপর দরপ্রস্তাব বা আদেশে যায়।
• অপেক্ষায় থাকাকালে অনুরোধকারী বা ব্যবস্থাপক অনুরোধ প্রত্যাহার করুন বেছে নিতে পারেন।
• যে ব্যবস্থাপক অনুরোধ করেননি তিনি যেকোনো ধাপে তা প্রত্যাখ্যান করতে পারেন।
• নির্ধারিত সতর্কতার ঘণ্টার বেশি অপেক্ষারত অনুরোধ মালিককে সতর্ক করে এবং দৈনিক সারাংশে অপেক্ষারত কাজের লাইন থাকে।
• Procurement পৃষ্ঠার ওপরে আমার অনুমোদনের অপেক্ষায়, অনুমোদিত, এখনো আদেশ হয়নি ও দেরি হওয়া আদেশ দেখায়।
• আদেশ গ্রহণের জন্য: পণ্য গ্রহণ করুন ও চালান মেলান দেখুন।