পণ্য গ্রহণ করুন ও চালান মেলান

ত্রিমুখী মিল আপনার আদেশ ও আসার সময় গ্রহণ করা পণ্যের সঙ্গে সরবরাহকারীর চালান যাচাই করে। মিলে যাওয়া চালান সঙ্গে সঙ্গে পোস্ট হয়; পার্থক্য থাকলে কারও সিদ্ধান্তের অপেক্ষায় থাকে।

শুরু করার আগে

• অনুরোধ, দরপ্রস্তাব বা ক্রয়াদেশ পৃষ্ঠা থেকে একটি ক্রয়াদেশ দরকার।
• গ্রহণের জন্য ইনভেন্টরি, গ্রহণ, মজুত গণনা দরকার। চালান লেখা ও পোস্টের জন্য সরবরাহকারীর চালান নথিভুক্ত ও মেলানো দরকার। Books-এ পোস্ট করতে Books-এর ক্রয়ের অধিকারও দরকার।

ধাপ: ডেলিভারি নোট লিখুন

1. ক্রয়াদেশ খুলে ডেলিভারি নোট / সরবরাহকারীর চালান দিয়ে গ্রহণ করুন বেছে নিন।
2. ডেলিভারি নোট দিয়ে গ্রহণ করুন-এ ডেলিভারি নোট নম্বর লিখুন।
3. প্রতি লাইনে পৌঁছানো ও ক্ষতিগ্রস্ত পরিমাণ লিখুন। আলাদা হলে একক খরচ, এবং মেয়াদ ও ব্যাচ লিখুন।
4. ডেলিভারি নোট সংরক্ষণ করুন বেছে নিন। ক্ষতিগ্রস্ত পণ্য প্রত্যাখ্যাত হয়, মজুতে কখনো ঢোকে না; বাকিটা গ্রহণ করা হয়।

ধাপ: চালান লিখুন ও মেলান

1. একই পৃষ্ঠায় সরবরাহকারীর চালান লিখুন-এ যান। লাইনগুলো সর্বশেষ বিল না হওয়া ডেলিভারি নোট থেকে আদেশের দামে শুরু হয়।
2. চালান নম্বর ও চালানের তারিখ লিখুন।
3. VAT বাছুন: VAT নেই, ওপরে VAT যোগ বা দামে VAT অন্তর্ভুক্ত, এবং VAT হার %।
4. দরকার হলে পরিশোধের শর্ত (দিন) বদলান এবং চালানের মোট (যাচাইয়ের জন্য) লিখুন।
5. কাগজের চালানের সঙ্গে মেলাতে প্রতিটি বিলের পরিমাণ ও একক দাম ঠিক করুন। আপনার জন্য চালান রিডার চালু থাকলে অথবা চালানের ছবি থেকে পূরণ করতে পারেন।
6. মেলান ও সংরক্ষণ করুন বেছে নিন।

জেনে রাখা ভালো

• সহনসীমার মধ্যে চালান সঙ্গে সঙ্গে পোস্ট হয়। Books চালু থাকলে ডেলিভারির সঙ্গে যুক্ত Books বিল হয়, চালানের হার থেকে VAT কোড এবং চালানের তারিখ + পরিশোধের শর্ত থেকে নির্ধারিত তারিখ আসে; ফলে আমাদের দেনা ও টাকা আসা-যাওয়ায় দেখা যায়। Books ছাড়া সরবরাহকারীর হিসাবে চালানের পার্থক্য নেওয়া হয়।
• Books-এ পোস্টের অধিকার না থাকলে চালান মেলানো অবস্থায় অপেক্ষা করে, অধিকার থাকা কারও জন্য Books-এ পোস্ট করুন দেখায়।
• সহনসীমার বাইরে চালান যাচাই করার চালান-এ যায়: যাচাই করার চালান সামলান দেখুন।
• একটি চালান একটি ডেলিভারি নোটের বিল করে। ভাগে ডেলিভারি এলে প্রতিটির একটি নোট ও একটি চালান লিখুন।
• একই সরবরাহকারীর চালান নম্বর দুবার লেখা যায় না।
• UAE-তে 5 % VAT-সহ দাম নিট পরিমাণে মেলানো হয় এবং সরবরাহকারীর পৃষ্ঠা ও দরপ্রস্তাব তাঁর নিজের ভাষায় হয়: UAE দেখুন।