Recibir mercancía y conciliar la factura

La conciliación a tres bandas comprueba la factura del proveedor frente a lo pedido y lo aceptado al recibir. Una factura coincidente se contabiliza inmediatamente; una con diferencias espera una decisión.

Antes de empezar

• Necesita una orden de compra creada desde una solicitud, cotización o página de órdenes de compra.
• Recibir requiere Inventario, recepción, recuento de inventario. Registrar y contabilizar facturas requiere Registrar y conciliar facturas de proveedores. Contabilizar en Contabilidad también requiere el permiso de compras de Contabilidad.

Pasos: registrar el albarán

1. Abra la orden de compra y seleccione Recibir con albarán de entrega / factura de proveedor.
2. En Recibir con un albarán de entrega, escriba el N.º de albarán de entrega.
3. En cada línea, introduzca lo Entregado y lo Dañado. Introduzca el Costo unitario si difiere, la Caducidad y el Lote.
4. Seleccione Guardar el albarán de entrega. Se rechaza la mercancía dañada, que nunca entra en existencias; se recibe el resto.

Pasos: registrar y conciliar la factura

1. En la misma página, vaya a Registrar la factura del proveedor. Las líneas parten del albarán más reciente aún sin facturar, con los precios del pedido.
2. Introduzca el N.º de factura y la Fecha de la factura.
3. Elija el IVA: Sin IVA, IVA añadido aparte o IVA incluido en los precios, y la Tasa de IVA %.
4. Cambie las Condiciones de pago (días) si procede e introduzca el Total de la factura (para comprobar).
5. Corrija cada Cant. facturada y Precio por unidad según la factura en papel. Si tiene activado el lector de facturas, puede rellenarla con O desde una foto de la factura.
6. Seleccione Conciliar y guardar.

Conviene saber

• Dentro de las tolerancias se contabiliza inmediatamente. Con Contabilidad activada, se convierte en una factura de proveedor vinculada a la entrega, con código de IVA según la tasa y vencimiento (fecha de factura + condiciones de pago), visible en Lo que debemos y Entradas y salidas de dinero. Sin Contabilidad, la cuenta del proveedor recibe la diferencia de la factura.
• Si no puede contabilizar en Contabilidad, la factura espera conciliada con Contabilizar en Contabilidad para alguien autorizado.
• Fuera de las tolerancias, pasa a Facturas por revisar: consulte Gestionar las facturas por revisar.
• Una factura corresponde a un albarán. Para entregas parciales, registre un albarán y una factura por cada una.
• No puede registrarse dos veces el mismo número de factura del mismo proveedor.
• En los EAU, los precios con IVA del 5 % incluido se comparan por su importe neto; las páginas y cotizaciones de proveedores usan el idioma de cada proveedor: consulte EAU.