Configurar Compras

La configuración de Compras determina qué solicitudes se aprueban inmediatamente y cuáles necesitan una o dos aprobaciones, cuánto puede diferir una factura del pedido y cuánto puede gastar cada categoría al mes.

Antes de empezar

• Active Compras en la organización: consulte Elegir las aplicaciones. Necesita Inventario.
• Debe ser responsable. Solo el propietario cambia quién aprueba.
• Dé los permisos necesarios al equipo: Crear solicitudes de compra, Aprobar solicitudes de compra y diferencias de facturas, Registrar y conciliar facturas de proveedores. Consulte Roles y permisos.

Pasos

1. Abra Configuración → Configuración de Compras.
2. Marque Compras activado. Solicitudes, aprobaciones, cotizaciones, albaranes y conciliación aparecen en los menús de todas las sucursales.
3. En Importes de aprobación, para Todas las sucursales o cada sucursal, indique Aprobada de inmediato hasta (vacío significa nunca) y Dos aprobaciones por encima de (vacío significa nunca).
4. En Quién aprueba, marque personas para Primera aprobación y Segunda aprobación. Sin personas marcadas, cualquiera con permiso de aprobar puede dar la primera y el propietario o un responsable la segunda.
5. En Tolerancias de conciliación de facturas, introduzca Tolerancia de cantidad % y Tolerancia de precio %. Una diferencia dentro de ellas se acepta automáticamente.
6. En Presupuestos mensuales, añada una Categoría, su Presupuesto mensual y marque Firme si superarlo debe requerir dos aprobaciones.
7. En Condiciones de pago, indique Días para pagar para la organización y los proveedores con condiciones propias.
8. En Alertas, configure Alertar cuando una solicitud espera (horas) y Un pedido se retrasa después de (días).
9. Seleccione Guardar.

Conviene saber

• Valores predeterminados: sin aprobación automática ni importe de dos pasos (una aprobación para todo), tolerancia de precio del 1 %, cantidad del 0 %, pago a 30 días, alerta de solicitud a las 24 horas y pedido retrasado un día después de su fecha.
• Un presupuesto flexible solo avisa en la solicitud. Uno firme exige dos aprobaciones, sea cual sea el importe.
• Los presupuestos cuentan lo comprometido por solicitudes aprobadas del mismo mes, por categoría de producto.
• Nadie aprueba su propia solicitud. El propietario puede aprobar una propia de un paso, pero nunca ser una de dos aprobaciones.
• Siguiente: Crear y aprobar una solicitud de compra.