Procurement সেট আপ করুন

Procurement সেটিংস নির্ধারণ করে কোন অনুরোধ সঙ্গে সঙ্গে অনুমোদিত হবে ও কোনটির এক বা দুই অনুমোদন লাগবে, চালান আদেশ থেকে কতটা আলাদা হতে পারবে এবং প্রতিটি বিভাগ মাসে কত খরচ করতে পারবে।

শুরু করার আগে

• প্রতিষ্ঠানের জন্য Procurement চালু করুন: আপনার অ্যাপ বাছুন দেখুন। এর জন্য Inventory দরকার।
• আপনাকে ব্যবস্থাপক হতে হবে। অনুমোদনকারী কারা তা শুধু মালিক বদলান।
• দলকে প্রয়োজনীয় অধিকার দিন: ক্রয়ের অনুরোধ করা, ক্রয়ের অনুরোধ ও চালানের পার্থক্য অনুমোদন করা, সরবরাহকারীর চালান নথিভুক্ত ও মেলানো। ভূমিকা ও অধিকার দেখুন।

ধাপ

1. সেটিংস → Procurement সেটিংস খুলুন।
2. Procurement চালু টিক দিন। অনুরোধ, অনুমোদন, দরপ্রস্তাব, ডেলিভারি নোট ও চালান মেলানো প্রতিটি শাখার মেনুতে দেখা যায়।
3. অনুমোদনের পরিমাণ-এ প্রতিটি শাখা বা আলাদা শাখার জন্য এই পর্যন্ত সঙ্গে সঙ্গে অনুমোদিত (কখনো নয় হলে খালি) এবং এর বেশি হলে দুই অনুমোদন (কখনো নয় হলে খালি) লিখুন।
4. কারা অনুমোদন করেন-এ প্রথম অনুমোদন ও দ্বিতীয় অনুমোদন-এর মানুষ টিক দিন। কেউ টিক না থাকলে অনুমোদনের অধিকার থাকা যে কেউ প্রথম অনুমোদন দেন এবং মালিক বা ব্যবস্থাপক দ্বিতীয়টি দেন।
5. চালান মেলানোর সহনসীমা-য় পরিমাণের সহনসীমা % ও মূল্যের সহনসীমা % লিখুন। এর মধ্যে পার্থক্য নিজে থেকেই গৃহীত হয়।
6. মাসিক বাজেট-এ বিভাগ, তার মাসে বাজেট যোগ করুন এবং ছাড়ালে দুই অনুমোদন লাগার জন্য কঠোর টিক দিন।
7. পরিশোধের শর্ত-এ প্রতিষ্ঠানের এবং আলাদা শর্ত থাকা সরবরাহকারীদের পরিশোধের দিন লিখুন।
8. সতর্কতা-য় অনুরোধ অপেক্ষায় থাকলে সতর্ক করুন (ঘণ্টা) ও এত দিন পরে আদেশ দেরি নির্ধারণ করুন।
9. সংরক্ষণ করুন বেছে নিন।

জেনে রাখা ভালো

• ডিফল্ট: স্বয়ংক্রিয় অনুমোদন নেই এবং দুই-ধাপের পরিমাণ নেই (সবকিছুর জন্য এক অনুমোদন), মূল্যের সহনসীমা 1 %, পরিমাণের সহনসীমা 0, পরিশোধের শর্ত 30 দিন, অনুরোধের সতর্কতা 24 ঘণ্টা পরে, আদেশ তার তারিখের এক দিন পরে দেরি হয়।
• নমনীয় বাজেট শুধু অনুরোধে সতর্ক করে। কঠোর বাজেটে পরিমাণ যা-ই হোক, দুই অনুমোদন লাগে।
• বাজেট প্রতি পণ্য বিভাগে একই মাসের অনুমোদিত অনুরোধের প্রতিশ্রুত ব্যয় গোনে।
• কেউ নিজের অনুরোধ অনুমোদন করেন না। মালিক নিজের এক-ধাপের অনুরোধ অনুমোদন করতে পারেন, কিন্তু দুই অনুমোদনের একটি কখনো দিতে পারেন না।
• এরপর: ক্রয়ের অনুরোধ করুন ও অনুমোদন করুন।