লিংক দিয়ে ক্রয়াদেশ পাঠান

সরবরাহকারীকে ফোন করার বদলে আদেশের লিংক পাঠান। তিনি ফোনে নিজের ভাষায় খুলে নিশ্চিত করেন, পরিমাণ, মূল্য বা তারিখের পরিবর্তন প্রস্তাব করেন কিংবা প্রত্যাখ্যান করেন। উত্তর আদেশে ফিরে আসে।

শুরু করার আগে

• খোলা ক্রয়াদেশ দরকার: ক্রয়াদেশ তৈরি ও গ্রহণ করুন দেখুন।
• ইনভেন্টরি, গ্রহণ, মজুত গণনা অধিকার দরকার।

ধাপ: লিংক পাঠান

1. Procurement → ক্রয়াদেশ থেকে আদেশ খুলুন।
2. সরবরাহকারীকে পাঠান-এ সরবরাহকারীর ভাষা যাচাই করুন।
3. WhatsApp-এ পাঠান (বার্তাসহ নিজের WhatsApp খোলে), ইমেইলে পাঠান, অথবা যেকোনো চ্যাটে কপি করতে লিংক দেখান বেছে নিন।
4. কার্ডে এরপর কখন পাঠানো, সরবরাহকারী খুলেছেন কি না এবং যত দিন কার্যকর দেখায়।

সরবরাহকারী যা করেন

সরবরাহকারী প্রতিষ্ঠানের নাম ও ফোন, প্রতি লাইনের পরিমাণ ও প্রত্যাশিত দাম এবং মোট দেখেন। তিনি আদেশ নিশ্চিত করুন, আমার পরিবর্তন পাঠান (এই লাইন বদলান, প্রতিটি পরিবর্তনের কারণ ও ডেলিভারির তারিখ বদলান সহ), অথবা কারণসহ আদেশ প্রত্যাখ্যান করুন বেছে নেন। বার্তা এবং আপনার চালান বা মূল্যতালিকার ছবি (ঐচ্ছিক) যোগ করতে পারেন।

ধাপ: উত্তর সামলান

1. আদেশের তালিকায় উত্তর অপেক্ষায় দেখায় এবং মালিকের সতর্কতায় সরবরাহকারীর নাম থাকে।
2. আদেশ খুলুন। সরবরাহকারীর উত্তর-এ বার্তা, ছবি এবং পরিবর্তনের ক্ষেত্রে প্রতি লাইনে আপনি আদেশ করেছেন → সরবরাহকারী পাঠাতে পারেন, আপনার দাম → সরবরাহকারীর দাম, নতুন তারিখ ও নতুন মোট দেখায়।
3. পরিবর্তনের জন্য পরিবর্তন গ্রহণ করুন, অথবা ঐচ্ছিক নোটসহ আমার আদেশ যেমন আছে রাখুন বেছে নিন। নিশ্চিতকরণের জন্য ঠিক আছে, নোট করা হয়েছে বেছে নিন। প্রত্যাখ্যান হলে আদেশ আগেই বন্ধ হয়; ঠিক আছে, দেখা হয়েছে বেছে নিন।

জেনে রাখা ভালো

• গ্রহণ করলে সরবরাহকারীর পরিমাণ (ইতিমধ্যে আসা পরিমাণের নিচে কখনো নয়), দাম ও তারিখ নেওয়া হয়। সম্মত দাম সরবরাহকারীর নতুন মূল্যতালিকা হয়; সেই দামে গ্রহণে খরচ বাড়ার সতর্কতা আসে না।
• লিংক প্রত্যাহার করুন সঙ্গে সঙ্গে বন্ধ করে; আবার পাঠালে নতুন লিংক হয়। আদেশ বন্ধ হলে এবং 60 দিন পরেও লিংক বন্ধ হয়।
• লিংকে স্বাক্ষর থাকে; অনুমান বা পরিবর্তন করা যায় না। অন্য কিছু হলে “এই লিংক আর কাজ করে না” দেখায়।
• সরবরাহকারী দেখেন যে আপনি আদেশ আগের মতো রেখেছেন, আপনার নোট কখনো দেখেন না।
• একবারে একটি উত্তর অপেক্ষায় থাকে; আপনি ব্যবস্থা নিলে সরবরাহকারী একই লিংক থেকে আবার উত্তর দিতে পারেন।
• প্রতিষ্ঠানের নিজের মেইল সার্ভার সেট করা থাকলে ইমেইল সেখান থেকে যায় এবং উত্তর মালিকের ঠিকানায় আসে।