Envoyer un bon de commande par lien

Au lieu de téléphoner à un fournisseur, envoyez la commande sous forme de lien. Le fournisseur l'ouvre sur un téléphone, dans sa langue, et la confirme, propose des modifications des quantités, des prix ou de la date, ou la refuse. La réponse revient sur la commande.

Avant de commencer

• Il vous faut un bon de commande ouvert : voir Créer et réceptionner des bons de commande.
• Il vous faut le droit Stocks, réception, inventaire.

Étapes : envoyer le lien

1. Ouvrez la commande depuis Achats → Bons de commande.
2. Sous Envoyer au fournisseur, vérifiez la Langue du fournisseur.
3. Choisissez Envoyer sur WhatsApp (votre propre WhatsApp s'ouvre avec le message), Envoyer par e-mail, ou Afficher le lien pour le copier dans n'importe quelle messagerie.
4. La carte affiche ensuite quand il a été Envoyé, s'il a été Ouvert par le fournisseur, et Valable jusqu'au.

Ce que fait le fournisseur

Le fournisseur voit le nom et le téléphone de votre organisation, chaque ligne avec sa quantité et son prix prévu, et le total. Il choisit Confirmer la commande, Envoyer mes modifications (avec Modifier cette ligne, un motif pour chaque modification, et Modifier la date de livraison), ou Refuser la commande avec un motif. Il peut ajouter un message et une Photo de votre facture ou liste de prix (facultatif).

Étapes : traiter la réponse

1. La liste des commandes marque la commande Réponse en attente, et une alerte du dirigeant nomme le fournisseur.
2. Ouvrez la commande. La réponse du fournisseur affiche le message, la photo, et pour les modifications, pour chaque ligne, Vous avez commandé → Le fournisseur peut envoyer et Votre prix → Prix du fournisseur, la nouvelle date et le nouveau total.
3. Pour des modifications, choisissez Accepter les modifications, ou Garder ma commande telle quelle avec une note facultative. Pour une confirmation, choisissez OK, bien reçu. Pour un refus, la commande est déjà clôturée ; choisissez OK, vu.

Bon à savoir

• Accepter reprend les quantités du fournisseur (jamais en dessous de ce qui est déjà arrivé), ses prix et sa date. Les prix convenus deviennent la liste de prix la plus récente du fournisseur : une réception à ces prix ne déclenche donc aucune alerte de hausse de coût.
• Retirer le lien le désactive aussitôt ; un nouvel envoi crée un nouveau lien. Un lien est aussi désactivé quand la commande est clôturée, et au bout de 60 jours.
• Les liens sont signés et ne peuvent être ni devinés ni modifiés. Tout autre lien affiche "Ce lien ne fonctionne plus".
• Le fournisseur voit une ligne indiquant que vous avez gardé la commande telle quelle, jamais votre note.
• Une seule réponse attend à la fois ; une fois traitée, le fournisseur peut répondre de nouveau depuis le même lien.
• L'e-mail part du serveur de messagerie de votre organisation s'il est configuré, et les réponses vont à l'adresse du dirigeant.