Configurer Achats

Les paramètres d'Achats déterminent quelles demandes sont approuvées immédiatement et lesquelles demandent une ou deux approbations, de combien une facture peut s'écarter de la commande, et combien chaque catégorie peut dépenser par mois.

Avant de commencer

• Activez Achats pour votre organisation : voir Choisir vos applications. L'application a besoin de Stocks.
• Vous devez être responsable. Seul le propriétaire modifie qui approuve.
• Donnez à votre équipe les droits nécessaires : Créer des demandes d'achat, Approuver les demandes d'achat et les écarts de facture, Enregistrer et rapprocher les factures fournisseurs. Voir Rôles et droits.

Étapes

1. Ouvrez Paramètres → Paramètres des achats.
2. Cochez Achats activés. Les demandes, les approbations, les devis, les bons de livraison et le rapprochement des factures apparaissent dans les menus de chaque succursale.
3. Sous Seuils d'approbation, pour Toutes les succursales ou pour chaque succursale, saisissez Approuvée immédiatement jusqu'à (laissez vide pour jamais) et Deux approbations au-delà de (laissez vide pour jamais).
4. Sous Qui approuve, cochez les personnes pour Première approbation et Seconde approbation. Si personne n'est coché, toute personne ayant le droit d'approuver donne la première approbation, et le propriétaire ou un responsable la seconde.
5. Sous Tolérances de rapprochement des factures, saisissez la Tolérance de quantité % et la Tolérance de prix %. Un écart dans ces limites est accepté automatiquement.
6. Sous Budgets mensuels, ajoutez une Catégorie, son Budget mensuel, et cochez Ferme si son dépassement doit demander deux approbations.
7. Sous Conditions de paiement, saisissez le Délai de paiement (jours) de votre organisation, et celui de tout fournisseur qui a ses propres conditions.
8. Sous Alertes, fixez Alerter quand une demande attend (heures) et Une commande est en retard après (jours).
9. Choisissez Enregistrer.

Bon à savoir

• Valeurs par défaut : pas d'approbation automatique et pas de seuil à deux étapes (une approbation pour tout), tolérance de prix 1 %, tolérance de quantité 0, conditions de paiement 30 jours, une demande déclenche une alerte après 24 heures, une commande est en retard un jour après sa date.
• Un budget souple ne fait qu'avertir sur la demande. Un budget ferme fait demander deux approbations à la demande, quel que soit son montant.
• Les budgets comptent ce que les demandes approuvées ont engagé dans le même mois, par catégorie de produits.
• Personne n'approuve sa propre demande. Le propriétaire peut approuver sa propre demande à une étape, mais jamais comme l'une de deux approbations.
• Ensuite : Créer et approuver une demande d'achat.