پروکیورمنٹ سیٹ کریں

پروکیورمنٹ کی ترتیبات طے کرتی ہیں کہ کون سی درخواستیں فوراً منظور ہوں اور کن کو ایک یا دو منظوریاں چاہییں، انوائس آرڈر سے کتنی مختلف ہو سکتی ہے، اور ہر کیٹیگری ایک مہینے میں کتنا خرچ کر سکتی ہے۔

شروع کرنے سے پہلے

• اپنے ادارے کے لیے پروکیورمنٹ چالو کریں: دیکھیں اپنی ایپس چنیں۔ اس کے لیے انوینٹری چاہیے۔
• آپ کا منیجر ہونا ضروری ہے۔ منظور کرنے والے صرف مالک بدلتا ہے۔
• اپنی ٹیم کو ضروری اختیارات دیں: خریداری کی درخواستیں بھیجنا، خریداری کی درخواستیں اور انوائس کے فرق منظور کرنا، سپلائر انوائس درج کرنا اور میلان کرنا۔ دیکھیں کردار اور اختیارات۔

مراحل

1. ترتیبات ← خریداری کی ترتیبات کھولیں۔
2. خریداری آن پر نشان لگائیں۔ درخواستیں، منظوریاں، کوٹیشن، ڈلیوری نوٹ اور انوائس کا میلان ہر برانچ کے مینیو میں آ جاتے ہیں۔
3. منظوری کی رقم کے نیچے، ہر برانچ کے لیے یا ہر برانچ کے لیے الگ، فوراً منظور، اس رقم تک (کبھی نہیں کے لیے خالی چھوڑیں) اور دو منظوریاں، اس رقم سے اوپر (کبھی نہیں کے لیے خالی چھوڑیں) لکھیں۔
4. کون منظور کرتا ہے کے نیچے پہلی منظوری اور دوسری منظوری کے لیے لوگوں پر نشان لگائیں۔ کسی پر نشان نہ ہو تو منظوری کا اختیار رکھنے والا کوئی بھی پہلی منظوری دیتا ہے، اور مالک یا منیجر دوسری۔
5. انوائس میلان کی اجازت کی حد کے نیچے مقدار کی اجازت % اور قیمت کی اجازت % لکھیں۔ ان کے اندر کا فرق خود بخود قبول ہو جاتا ہے۔
6. مہینے کے بجٹ کے نیچے ایک کیٹیگری، اس کا مہینے کا بجٹ شامل کریں، اور اگر اس سے آگے جانے پر دو منظوریاں چاہییں تو پکا پر نشان لگائیں۔
7. ادائیگی کی شرائط کے نیچے اپنے ادارے کے لیے ادائیگی کے دن لکھیں، اور ہر اس سپلائر کے لیے جس کی اپنی شرائط ہوں۔
8. الرٹس کے نیچے درخواست رکے تو الرٹ (گھنٹے) اور آرڈر اتنے دن بعد دیر مانا جاتا ہے سیٹ کریں۔
9. محفوظ کریں منتخب کریں۔

جاننے کی باتیں

• پہلے سے طے شدہ: کوئی خودکار منظوری نہیں اور دو مرحلوں کی کوئی رقم نہیں (ہر چیز کے لیے ایک منظوری)، قیمت کی اجازت 1 %، مقدار کی اجازت 0، ادائیگی کی شرائط 30 دن، درخواست 24 گھنٹے بعد الرٹ دیتی ہے، آرڈر اپنی تاریخ کے ایک دن بعد دیر والا مانا جاتا ہے۔
• نرم بجٹ صرف درخواست پر وارننگ دیتا ہے۔ پکا بجٹ درخواست کو، اس کی رقم جو بھی ہو، دو منظوریوں کا محتاج بنا دیتا ہے۔
• بجٹ اسی مہینے میں منظور شدہ درخواستوں کی طے کی گئی رقم گنتے ہیں، پروڈکٹ کی کیٹیگری کے حساب سے۔
• کوئی اپنی درخواست خود منظور نہیں کرتا۔ مالک اپنی ایک مرحلے والی درخواست منظور کر سکتا ہے، مگر کبھی دو منظوریوں میں سے ایک کے طور پر نہیں۔
• آگے: خریداری کی درخواست بھیجیں اور منظور کریں۔