设置采购管理

采购设置决定哪些申请立即批准、哪些需要一人或两人审批，以及发票允许的差异和每个类别的月度支出预算。

开始之前

• 为机构启用 Procurement，参阅选择应用。需要 Inventory。
• 必须是经理，且只有负责人可以修改审批人。
• 给团队所需权限：Raise purchase requests、Approve purchase requests and invoice differences、Record and match supplier invoices。参阅角色与权限。

操作步骤

1. 打开 Settings → Procurement settings。
2. 勾选 Procurement on。各分支菜单显示申请、审批、报价、收货单和发票匹配。
3. 在 Approval amounts 下，为 Every branch 或各分支填写 Approved at once up to 和 Two approvals above，留空分别表示不自动批准、不按金额要求两步审批。
4. 在 Who approves 下勾选 First approval 和 Second approval 人员。未指定时，任何有审批权限者可进行第一步，负责人或经理可进行第二步。
5. 在 Invoice match tolerances 下填写 Quantity tolerance % 和 Price tolerance %，范围内差异自动接受。
6. 在 Monthly budgets 下添加 Category 和 Budget a month。超过预算需两人审批时勾选 Firm。
7. 在 Payment terms 下填写机构的 Days to pay，以及个别供应商自己的付款天数。
8. 在 Alerts 下设置 Alert when a request waits (hours) 和 An order is late after (days)。
9. 选择 Save。

注意事项

• 默认不自动批准、不按金额要求两步审批，即全部需要一次审批；价格容差 1%，数量容差 0%，付款期 30 天，申请等待 24 小时提醒，订单超过预期日期一天视为逾期。
• 软预算只警告。硬预算无论申请金额多少，超过后都要求两次审批。
• 预算按产品类别统计同月已批准申请承诺的支出。
• 一般不能批准自己的申请。负责人可批准自己的单步申请，但不能参与自己的两步审批。
• 下一步：提出并批准采购申请。