Configurar Compras

As configurações de Compras determinam quais solicitações são aprovadas imediatamente e quais precisam de uma ou duas aprovações, quanto uma fatura pode divergir do pedido e quanto cada categoria pode gastar por mês.

Antes de começar

• Ative Compras para a organização: veja Escolher seus aplicativos. Ele exige Estoque.
• Você precisa ser gerente. Apenas o proprietário altera quem aprova.
• Dê à equipe as permissões necessárias: Criar solicitações de compra, Aprovar solicitações de compra e divergências de fatura, Registrar e conferir faturas de fornecedores. Veja Funções e permissões.

Etapas

1. Abra Configurações → Configurações de Compras.
2. Marque Compras ativado. Solicitações, aprovações, cotações, notas de entrega e conferência de faturas aparecem nos menus de todas as filiais.
3. Em Valores de aprovação, para Todas as filiais ou cada filial, digite Aprovado imediatamente até (vazio = nunca) e Duas aprovações acima de (vazio = nunca).
4. Em Quem aprova, marque as pessoas para Primeira aprovação e Segunda aprovação. Sem ninguém marcado, qualquer pessoa com permissão de aprovação pode dar a primeira, e o proprietário ou um gerente dá a segunda.
5. Em Tolerâncias de conferência de faturas, digite Tolerância de quantidade % e Tolerância de preço %. Uma diferença dentro delas é aceita automaticamente.
6. Em Orçamentos mensais, adicione uma Categoria, seu Orçamento mensal e marque Rígido se ultrapassá-lo deve exigir duas aprovações.
7. Em Condições de pagamento, digite os Dias para pagar da organização e de qualquer fornecedor com condições próprias.
8. Em Alertas, defina Alertar quando uma solicitação aguardar (horas) e Um pedido fica atrasado após (dias).
9. Selecione Salvar.

É bom saber

• Padrões: sem aprovação automática e sem valor para duas etapas (uma aprovação para tudo), tolerância de preço de 1 %, tolerância de quantidade de 0, prazo de pagamento de 30 dias, alerta de solicitação após 24 horas e pedido atrasado um dia após a data prevista.
• Um orçamento flexível apenas avisa na solicitação. Um orçamento rígido exige duas aprovações, independentemente do valor.
• Os orçamentos contam o que as solicitações aprovadas comprometeram no mesmo mês, por categoria de produto.
• Ninguém aprova a própria solicitação. O proprietário pode aprovar sua própria solicitação de uma etapa, mas nunca como uma das duas aprovações.
• Próximo: Criar e aprovar uma solicitação de compra.