خریداری کی درخواست بھیجیں اور منظور کریں

خریداری کی درخواست وہ طریقہ ہے جس سے کوئی ٹیم ممبر کچھ بھی آرڈر ہونے سے پہلے مال مانگتا ہے۔ چھوٹی درخواستیں بھیجتے ہی منظور ہو سکتی ہیں؛ بڑی درخواستوں کو مختلف لوگوں کی ایک یا دو منظوریاں چاہییں۔

شروع کرنے سے پہلے

• پروکیورمنٹ چالو ہونا چاہیے: دیکھیں پروکیورمنٹ سیٹ کریں۔
• درخواست بھیجنے کے لیے خریداری کی درخواستیں بھیجنا چاہیے؛ منظوری کے لیے خریداری کی درخواستیں اور انوائس کے فرق منظور کرنا؛ آرڈر بنانے کے لیے انوینٹری، وصولی، اسٹاک گنتی۔

مراحل: درخواست بھیجیں

1. پروکیورمنٹ کھولیں اور خریداری کی نئی درخواست پر جائیں۔
2. پروڈکٹ یا بارکوڈ میں ہر پروڈکٹ اسکین کریں یا لکھیں اور اس کی تعداد۔ ہر سطر کے لیے سپلائر (اختیاری) چنیں اور چاہیں تو نوٹ شامل کریں۔
3. وجہ اور اس تاریخ تک چاہیے لکھیں۔
4. درخواست بھیجیں منتخب کریں۔ ہر سطر کی قیمت سپلائر کی تازہ پرائس لسٹ سے لگتی ہے، ورنہ پروڈکٹ کی لاگت سے۔

درخواست بتاتی ہے کہ وہ بھیجتے ہی منظور ہو گئی، ایک منظوری چاہیے، یا دو مختلف لوگوں کی دو منظوریاں چاہییں، اور جب وہ ماہانہ بجٹ سے آگے جائے تو وارننگ دیتی ہے۔

مراحل: منظور یا رد کریں

1. پروکیورمنٹ ← منظوریاں کھولیں۔ اس میں وہ درخواستیں ہیں جنہیں آپ ابھی منظور کر سکتے ہیں، سب سے پرانی پہلے۔
2. کسی درخواست کی سطریں، بجٹ اور پہلے کے فیصلے دیکھنے کے لیے اسے کھولیں۔
3. چاہیں تو نوٹ لکھیں، پھر منظور کریں منتخب کریں، یا نوٹ لکھ کر رد کریں منتخب کریں۔ رد کرنے کے لیے نوٹ ضروری ہے۔

مراحل: خریداری آرڈر بنائیں

1. منظور شدہ درخواست کھولیں۔
2. پرچیز آرڈر بنائیں کے نیچے ایک سپلائر کو ایک آرڈر چنیں اور سپلائر چنیں، یا ہر لائن کے سپلائر کے حساب سے بانٹیں۔
3. اگر متوقع تاریخ اس تاریخ تک چاہیے سے مختلف ہو تو اسے سیٹ کریں۔
4. آرڈر بنائیں منتخب کریں۔ آرڈر عام خریداری آرڈرز کے طور پر کھلتے ہیں۔

پہلے قیمتوں کا موازنہ کرنے کے لیے اس کے بجائے سپلائرز سے کوٹیشن مانگیں استعمال کریں: دیکھیں سپلائرز سے کوٹیشن مانگیں۔

جاننے کی باتیں

• درخواست زیر التوا سے منظور، رد یا واپس لی گئی میں جاتی ہے؛ منظور شدہ درخواستیں پھر کوٹیشن یا آرڈر کی طرف جاتی ہیں۔
• مانگنے والا، یا منیجر، انتظار کے دوران درخواست واپس لیں کر سکتا ہے۔
• جس منیجر نے درخواست نہیں بھیجی وہ اسے کسی بھی مرحلے پر رد کر سکتا ہے۔
• جو درخواستیں آپ کے الرٹ کے گھنٹوں سے زیادہ انتظار کریں وہ مالک کا الرٹ بھیجتی ہیں، اور روزانہ کے خلاصے میں انتظار والی چیزوں کی ایک سطر ہوتی ہے۔
• پروکیورمنٹ کا صفحہ اوپر میری منظوری کا انتظار، منظور، ابھی آرڈر نہیں ہوئے اور دیر والے آرڈر دکھاتا ہے۔
• آرڈر وصول کرنا: دیکھیں مال وصول کریں اور انوائس ملائیں۔