Achats

Achats ajoute les étapes autour d'un bon de commande : qui peut demander de la marchandise et qui approuve, les devis de plusieurs fournisseurs, le bon de livraison à la réception, et la facture du fournisseur contrôlée par rapport à la commande et à la livraison avant d'être comptabilisée.

Elle s'adresse aux organisations qui ont plusieurs acheteurs ou succursales : les personnes qui créent les demandes, les responsables qui les approuvent, la personne qui réceptionne la marchandise et celle qui traite les factures fournisseurs. Achats s'appuie sur les fournisseurs et les bons de commande de Stocks, et comptabilise les factures rapprochées dans Comptabilité comme factures fournisseurs.

Commencez par Configurer Achats.

Accords-cadres d’achat

Ouvrez Accords-cadres d’achat depuis Approvisionnement ou Commandes pour fixer les prix, quantités et plafond global d’un fournisseur. Saisissez le fournisseur, les dates, produits et quantités. Le plafond couvre la valeur nette des biens hors taxes et transport, dans la devise de l’organisation.

Créez une commande depuis l’accord avec le même fournisseur et les quantités souhaitées. Laissez les coûts unitaires vides pour reprendre les prix convenus. La commande doit respecter les soldes disponibles, les prix et les dates de l’accord. Les approbations habituelles restent applicables.

Les commandes ouvertes réservent le plafond. L’annulation le libère ; clôturer une commande partiellement reçue ne libère que les biens non livrés. Les biens reçus restent consommés. Clôturez l’accord pour empêcher de nouvelles commandes ; les commandes existantes peuvent encore être reçues. Les prix et plafonds sont fixes après création : créez un nouvel accord pour renégocier.

Les réceptions doivent respecter les quantités et prix convenus. Le montant de chaque ligne de commande et de réception doit être payable dans la plus petite unité monétaire, sans fraction supplémentaire ; regroupez les petites livraisons si nécessaire.

Si une réception est interrompue, ouvrez la commande et sélectionnez Reprendre la réception interrompue. La demande et les quantités sauvegardées sont réutilisées, même après un redémarrage, sans enregistrer deux fois les biens. Terminez cette reprise avant de clôturer ou de saisir une autre réception.

• Configurer AchatsActivez Achats et fixez les seuils d'approbation, qui approuve, les tolérances de rapprochement des factures, les budgets mensuels, les conditions de paiement et les alertes.
• Créer et approuver une demande d'achatDemandez les produits dont votre équipe a besoin, approuvez ou rejetez les demandes en une ou deux étapes, et transformez les demandes approuvées en bons de commande.
• Demander des devis aux fournisseursEnvoyez une demande de devis par lien à huit fournisseurs au plus, comparez leurs prix côte à côte et commandez sur la base du meilleur devis.
• Envoyer un bon de commande par lienEnvoyez un bon de commande à un fournisseur sous forme de lien privé ; le fournisseur le confirme, le modifie ou le refuse depuis un téléphone, sans se connecter.
• Réceptionner la marchandise et rapprocher la factureEnregistrez un bon de livraison avec la marchandise endommagée ou manquante, puis rapprochez la facture du fournisseur de la commande et de la livraison et comptabilisez-la.
• Traiter les factures à vérifierDécidez du sort des factures fournisseurs qui ne correspondent pas à la commande ou à la livraison : acceptez-les, contestez-les, renvoyez-les ou rapprochez-les à nouveau.
• Consulter la balance âgée et l'évaluation des fournisseursVoyez ce que vous devez à chaque fournisseur par jours de retard, et comment chaque fournisseur se comporte en délai, taux de service, prix et casse.