Procurement

Procurement खरीद आदेश के आसपास के चरण जोड़ता है: माल कौन माँग सकता है और मंज़ूरी कौन देता है, कई आपूर्तिकर्ताओं के कोटेशन, माल आने पर डिलीवरी नोट और लेखा दर्ज करने से पहले आदेश तथा डिलीवरी से आपूर्तिकर्ता के चालान की जाँच।

यह कई खरीदारों या शाखाओं वाले संगठनों के लिए है: अनुरोध करने वाले लोग, मंज़ूरी देने वाले प्रबंधक, माल प्राप्त करने वाला व्यक्ति और आपूर्तिकर्ता के चालान सँभालने वाला व्यक्ति। Procurement Inventory के आपूर्तिकर्ताओं और खरीद आदेशों पर आधारित है और मिले हुए चालान Books में बिल के रूप में पोस्ट करता है।

Procurement सेट करें से शुरू करें।

व्यापक खरीद समझौते

खरीद या खरीद आदेशों से व्यापक खरीद समझौते खोलकर आपूर्तिकर्ता के साथ निश्चित कीमतें, मात्रा सीमा और कुल खर्च सीमा तय करें। आपूर्तिकर्ता, वैधता तारीखें, उत्पाद और मात्राएँ भरें। खर्च सीमा संगठन की मुद्रा में कर और ढुलाई से पहले माल का शुद्ध मूल्य है।

समझौते से उसी आपूर्तिकर्ता और आवश्यक मात्राओं का खरीद आदेश बनाएँ। तय कीमतों के लिए इकाई लागत खाली छोड़ें। आदेश बची सीमा नहीं पार कर सकता, अलग कीमत नहीं ले सकता और समझौते की तारीखों के बाहर नहीं हो सकता। सामान्य खरीद अनुमोदन लागू रहते हैं।

खुले आदेश सीमा आरक्षित करते हैं। रद्द करने से सीमा मुक्त होती है; आंशिक रूप से प्राप्त आदेश बंद करने से केवल अप्राप्त माल मुक्त होता है। प्राप्त माल सीमा का उपयोग करता रहता है। नए आदेश रोकने के लिए समझौता बंद करें; पुराने आदेश प्राप्त किए जा सकते हैं। कीमतें और सीमाएँ बदल नहीं सकतीं; दोबारा बातचीत पर नया समझौता बनाएँ।

प्राप्ति तय मात्रा और कीमत के भीतर होनी चाहिए। हर आदेश और प्राप्ति पंक्ति की राशि सबसे छोटी मुद्रा इकाई में पूरी देय राशि होनी चाहिए; आवश्यकता होने पर छोटी डिलीवरी जोड़कर दर्ज करें।

प्राप्ति रुक जाए तो आदेश खोलकर रुकी हुई प्राप्ति फिर शुरू करें चुनें। सेवा फिर शुरू होने के बाद भी सहेजा अनुरोध और मात्राएँ उपयोग होती हैं, इसलिए माल दो बार दर्ज नहीं होता। आदेश बंद करने या नई प्राप्ति दर्ज करने से पहले इसे पूरा करें।

• Procurement सेट करेंProcurement चालू करके मंज़ूरी की राशियाँ, मंज़ूरी देने वाले लोग, चालान मिलान की सहनसीमा, मासिक बजट, भुगतान शर्तें और अलर्ट तय करें।
• खरीद अनुरोध करें और मंज़ूर करेंटीम के आवश्यक उत्पाद माँगें, एक या दो चरणों में अनुरोध मंज़ूर या अस्वीकार करें और मंज़ूर अनुरोधों से खरीद आदेश बनाएँ।
• आपूर्तिकर्ताओं से कोटेशन माँगेंअधिकतम आठ आपूर्तिकर्ताओं को लिंक से कोटेशन अनुरोध भेजें, उनके मूल्य साथ-साथ तुलना करें और सर्वोत्तम कोटेशन से आदेश दें।
• लिंक से खरीद आदेश भेजेंआपूर्तिकर्ता को निजी लिंक से खरीद आदेश भेजें; वह बिना साइन-इन फ़ोन से पुष्टि, बदलाव या अस्वीकृति देता है।
• माल प्राप्त करें और चालान मिलाएँक्षतिग्रस्त और कम आए माल सहित डिलीवरी नोट दर्ज करें, फिर आपूर्तिकर्ता के चालान को आदेश व डिलीवरी से मिलाकर पोस्ट करें।
• जाँचने वाले चालान सँभालेंआदेश या डिलीवरी से न मिलने वाले आपूर्तिकर्ता चालान पर निर्णय लें: स्वीकार करें, विवाद करें, वापस करें या फिर मिलाएँ।
• आपूर्तिकर्ता बकाया की अवधि और स्कोरकार्ड जाँचेंहर आपूर्तिकर्ता को देय राशि विलंब के दिनों के अनुसार देखें और डिलीवरी समय, आपूर्ति दर, मूल्य तथा क्षति का प्रदर्शन जानें।