التعامل مع الفواتير التي تحتاج إلى مراجعة

فاتورة المورد التي تختلف عن الأمر أو إذن الاستلام بأكثر من الحدود المسموحة لديك لا تُرحَّل. تنتظر في فواتير تحتاج إلى مراجعة حتى يقرر أحد ما يجب فعله.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى تسجيل فواتير الموردين ومطابقتها للاعتراض أو الإعادة أو الترحيل. وقبول الفرق يحتاج إلى اعتماد طلبات الشراء وفروق الفواتير.

لماذا تصل الفاتورة إلى هنا

• السعر: سعر في الفاتورة خارج الحد المسموح للسعر، صعوداً أو نزولاً.
• الكمية: الكمية المفوترة تختلف عما قُبل في إذن الاستلام، بما يتجاوز الحد المسموح للكمية.
• إذن الاستلام مفقود: لم يُستلم شيء من الأمر بعد.
• ليس في الأمر: الفاتورة تحاسب على صنف غير موجود في الأمر.

الخطوات

1. افتح المشتريات ← فواتير تحتاج إلى مراجعة. تأتي الفواتير المعترض عليها والخارجة عن الحدود أولاً، مع المورد ورقم الفاتورة والأمر وما هو خاطئ والإجمالي والفرق وتاريخ الاستحقاق.
2. افتح فاتورة. يعرض جدول المطابقة لكل صنف ما طُلب وما قُبل وما فُوتر، وسعر الأمر وسعر الفاتورة. ويذكر سطر في الأعلى ما هو خارج الحدود المسموحة.
3. اكتب ملاحظة. الملاحظة مطلوبة للقبول أو الاعتراض أو الإعادة.
4. اختر ما تفعله:
   • اقبلها كما هي: تُؤخذ الفاتورة كما هي وتُرحَّل.
   • اعترض لدى المورد: راسلت المورد؛ وتبقى الفاتورة هنا.
   • أعدها إلى المورد: تعود الفاتورة ولا يُرحَّل شيء. ويمكن بعد ذلك محاسبة التوريد بفاتورة مصحَّحة.
   • طابِق مجددًا: لإذن استلام مفقود، بعد أن يُستلم التوريد.
5. راجع السجل لترى كل قرار ومن اتخذه والملاحظة.

معلومات مفيدة

• كل فاتورة لا تطابق تطلق تنبيهاً للمالك مرة واحدة، ويحصي الملخص اليومي الفواتير التي تحتاج إلى مراجعة.
• يرى من يعتمدون هذه الفواتير أيضاً في المشتريات ← الموافقات.
• "أعدها إلى المورد" تعيد الفاتورة لا البضاعة. البضاعة التالفة تُرفض في إذن الاستلام، فلا تدخل المخزون أبداً. لإرجاع مخزون منتهي الصلاحية، راجع تتبع الدفعات وتواريخ الصلاحية.
• يعمل الترحيل كما في الفاتورة المطابقة: راجع استلام البضاعة ومطابقة الفاتورة.