Créer, déplacer ou annuler une réservation

Le personnel utilise Nouvelle réservation. Kluvan propose uniquement les horaires où le membre de l'équipe, la salle nécessaire et les temps de préparation et de nettoyage sont libres.

Avant de commencer

• Il vous faut Gérer les réservations, ou Uniquement mes réservations pour les visites qui vous sont attribuées.
• Services et personnel réservable doivent être configurés. Voir ajouter services, salles et personnel.

Étapes

1. Ouvrez Réservations → Nouvelle réservation.
2. Sous Client, recherchez par nom ou téléphone et sélectionnez Trouver un horaire.
3. Choisissez un ou plusieurs Services et les suppléments.
4. Choisissez une personne sous Personnel réservable, ou laissez N'importe qui de disponible.
5. Choisissez le Jour et le Nombre de personnes.
6. Sélectionnez Trouver un horaire, puis une Heure dans la liste.
7. Choisissez le Client, ou Nouveau client et saisissez Nom, Téléphone, E-mail (facultatif).
8. Ajoutez des Notes visibles par le client et des Notes privées pour l'équipe.
9. Sélectionnez Confirmer la réservation.

Pour modifier une réservation, ouvrez-la depuis Aujourd'hui ou Agenda :

• Choisissez le nouveau Statut, ajoutez un Motif si nécessaire, puis Enregistrer.
• Sélectionnez Reprogrammer pour changer d'horaire ou Copier la réservation pour refaire la visite.
• Choisissez Annulé avec un motif pour annuler.

À savoir

• Une visite passe d'En attente de confirmation à Confirmé, Arrivé, En prestation et Terminé. Absent ne peut être choisi qu'après l'heure de début. Une visite devient Terminé à sa clôture.
• Les réservations en ligne restent En attente de confirmation sauf si Confirmer automatiquement lorsqu'aucun acompte n'est dû est coché.
• Prochain client sans rendez-vous disponible réserve la prochaine disponibilité du service.
• Plusieurs services se déroulent à la suite. Sous Horaire de chaque service, donnez le même décalage de début à deux services et des intervenants différents pour les effectuer ensemble.
• Si le créneau a été pris entre-temps, la réservation est refusée et d'autres horaires sont proposés.
• Agenda affiche jour, semaine, mois ou agenda. Regroupez la journée par personne ou salle, colorez par statut ou service et sélectionnez Imprimer la feuille du jour.
• Reprogrammer conserve client, notes et numéro de réservation.
• Pour répétitions, liste d'attente et cours : voir visites récurrentes, attente et cours.