Envoyer messages et rappels de réservation

Réservations prépare un message à chaque réception, confirmation, déplacement ou annulation, un rappel avant la visite et un message après. Vous choisissez moment et texte ; l'équipe envoie les messages WhatsApp depuis une file.

Avant de commencer

• Il vous faut Configurer les réservations pour les paramètres et Gérer les réservations pour envoyer les messages.

Étapes

Pour configurer les rappels :

1. Ouvrez Paramètres de réservation → Messages à envoyer.
2. Cochez l'activation des rappels en haut.
3. Dans Min avant la visite, séparées par des virgules, saisissez par exemple 1440,120 pour un jour et deux heures avant.
4. Définissez Début des heures de silence (min après minuit) et Fin des heures de silence (min après minuit), par exemple 1320 et 480 pour 22 h à 8 h.
5. Ouvrez un type de message et modifiez le texte. Les variables sont customer, shop, nom de l'organisation, time, services, link et deposit. Laissez vide pour le texte standard.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Pour envoyer les messages du jour :

1. Ouvrez Réservations → Vue → Messages à envoyer.
2. Sélectionnez Envoyer les messages prévus pour préparer les messages dus.
3. Pour chacun, sélectionnez Ouvrir le message WhatsApp. WhatsApp s'ouvre avec le texte ; envoyez-le.
4. Revenez à Kluvan et sélectionnez Marquer comme envoyé.

À savoir

• Types : réservation reçue, confirmée, rappel, reprogrammée, annulée, acompte dû, offre d'attente, message après absence, remerciement avec lien d'avis, invitation à réserver à nouveau et anniversaire.
• Rien ne part pendant les heures de silence. Avant envoi, Kluvan revérifie la réservation et l'absence de refus des messages par le client.
• Les messages WhatsApp sont des liens ouverts et envoyés par votre équipe. Kluvan n'envoie pas WhatsApp ni SMS automatiquement.
• L'e-mail dépend de la configuration de messagerie de l'organisation et n'a pas encore été vérifié de bout en bout. Vérifiez sa réception avant de vous y fier.
• Sur la fiche de réservation du client, Réservations → Vue → Clients, cochez Ne pas envoyer de messages ou Bloquer les réservations en ligne. Ajoutez une Anniversaire pour le message d'anniversaire.
• L'invitation à revenir utilise Inviter à réserver de nouveau après X semaines (0 = désactivé) de chaque service. Voir ajouter services, salles et personnel.
• Le client peut aussi refuser les messages depuis son lien de réservation.