Enviar mensagens e lembretes de agendamento

Agendamentos prepara uma mensagem sempre que um agendamento é recebido, confirmado, movido ou cancelado, antes de cada visita como lembrete e depois da visita. Você escolhe os horários e as palavras; sua equipe envia as mensagens de WhatsApp por uma fila.

Antes de começar

• Você precisa da permissão Configurar agendamentos para as configurações e de Gerenciar agendamentos para enviar mensagens.

Etapas

Para configurar os lembretes:

1. Abra Configurações de agendamento e vá para Mensagens a enviar.
2. Marque a caixa no topo que ativa os lembretes.
3. Em Minutos antes da visita, separados por vírgulas, digite quando os lembretes serão enviados, por exemplo 1440,120 para um dia e duas horas antes.
4. Defina Início do horário de silêncio (minutos após a meia-noite) e Fim do horário de silêncio (minutos após a meia-noite), por exemplo 1320 e 480 para 22:00 a 08:00.
5. Abra um tipo de mensagem para alterar o texto. Você pode usar os marcadores customer, shop (nome da sua organização), time, services, link e deposit. Deixe em branco para usar a mensagem padrão.
6. Selecione Salvar.

Para enviar as mensagens do dia:

1. Abra Agendamentos → Exibir → Mensagens a enviar.
2. Selecione Enviar mensagens pendentes para preparar as mensagens cujo horário chegou.
3. Para cada mensagem, selecione Abrir mensagem do WhatsApp. O WhatsApp abre com o texto preenchido; envie-o.
4. De volta ao Kluvan, selecione Marcar como enviada.

É bom saber

• Tipos de mensagem: agendamento recebido, confirmado, lembrete, reagendado, cancelado, depósito pendente, oferta da lista de espera, «sentimos sua falta» após uma visita perdida, agradecimento com link para avaliação, convite para agendar novamente e felicitação de aniversário.
• Nada é enviado durante o horário de silêncio. Antes do envio, o Kluvan verifica novamente se o agendamento continua válido e se o cliente não recusou mensagens.
• As mensagens de WhatsApp são links que alguém da sua equipe abre e envia. O Kluvan não envia WhatsApp ou SMS sozinho.
• O e-mail para clientes que têm endereço depende da configuração de e-mail da organização e ainda não foi verificado de ponta a ponta. Confira se os clientes o recebem antes de depender dele.
• No cadastro de agendamentos do cliente (Agendamentos → Exibir → Clientes), marque Não enviar mensagens para interromper as mensagens ou Bloquear agendamentos online. Adicione uma Data de nascimento para a felicitação de aniversário.
• O convite para agendar novamente usa Convidar para reagendar após semanas em cada serviço. Veja Adicionar serviços, salas e equipe agendável.
• Os clientes também podem recusar mensagens pelo link de agendamento.