Documents

Documents वे फ़ाइलें रखता है जिन्हें आपका संगठन खोना या समाप्त होने देना नहीं चाहता: अनुबंध, लाइसेंस, बीमा, प्रमाणपत्र, पहचान-पत्र की प्रतियाँ, वारंटी और अपनी प्रक्रियाएँ। हर फ़ाइल एक बार संग्रहित होती है, उससे संबंधित सभी ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, कर्मचारियों, प्रोजेक्ट या परिसंपत्तियों से जुड़ती है, और उसका मालिक, संस्करण तथा ज़रूरी तारीखें रखती है।

मालिक और प्रबंधक इसे सेट करते हैं; अनुमति वाला कोई भी व्यक्ति दस्तावेज़ अपलोड, नवीनीकृत और साझा करता है, तथा अनुमोदक प्रक्रियाएँ और ज्ञान पृष्ठ प्रकाशित करते हैं। यह CRM, HR, Projects, Fixed assets और Contracts के साथ काम करता है, और अनुस्मारक आज पर आते हैं। Documents Kluvan One में मिलता है और परीक्षण अवधि में खुला रहता है; अभी अलग से नहीं बिकता।

Documents चालू करके सेट करें से शुरू करें।

• Documents चालू करके सेट करेंDocuments चालू करें, अनुस्मारक की अग्रिम अवधि, प्रकाशन से पहले समीक्षा वाले प्रकार, साझा लिंक और प्रतिधारण तय करें तथा इस्तेमाल हुआ संग्रहण देखें।
• दस्तावेज़ अपलोड और व्यवस्थित करेंप्रकार, तारीखों और टैग सहित फ़ाइल अपलोड करें, फ़ोल्डर में रखें और शीर्षक, टैग या अंदर के शब्दों से दस्तावेज़ खोजें।
• दस्तावेज़ को ग्राहक, आपूर्तिकर्ता या कर्मचारी से जोड़ेंदस्तावेज़ को उसके हर संबंधित रिकॉर्ड से जोड़ें, रिकॉर्ड के पृष्ठ से दस्तावेज़ जोड़ें और समाप्त होने वाले दस्तावेज़ पहले देखें।
• समाप्ति तारीखों पर नज़र रखें और दस्तावेज़ नवीनीकृत करेंपहले से सूचना देने की अवधि सहित समाप्ति और समीक्षा तारीखें सेट करें, आज पर अनुस्मारक पाएँ और नई प्रति नए संस्करण के रूप में अपलोड करके नवीनीकरण करें।
• प्रक्रिया लिखें और अनुमोदित कराएँप्रक्रिया, नीति या FAQ को ज्ञान पृष्ठ में लिखें, समीक्षा को भेजें, संस्करण अनुमोदित और प्रकाशित करें तथा ज्ञान में खोजें।
• सुरक्षित लिंक से दस्तावेज़ साझा करेंसमाप्ति वाले लिंक, वैकल्पिक पासवर्ड, केवल देखने की सुविधा और खोलने वालों के लॉग सहित संगठन के बाहर किसी को दस्तावेज़ भेजें।
• चुनें कि दस्तावेज़ कौन देख सकता हैदस्तावेज़ सामान्य, प्रतिबंधित या व्यक्तिगत रखें; जुड़े रिकॉर्ड के अनुसार पहुँच दें या खोल सकने वाले लोगों और भूमिकाओं को नाम दें।
• दस्तावेज़ संग्रहित करें, रोक लगाएँ या मिटाएँरोज़ इस्तेमाल न होने वाला दस्तावेज़ संग्रहित करें, कानूनी रोक लगाएँ, रखने की अंतिम तारीख तय करें और स्थायी रूप से मिटाएँ।