समाप्ति तारीखों पर नज़र रखें और दस्तावेज़ नवीनीकृत करें

बिना ध्यान दिए समाप्त हुआ लाइसेंस, बीमा पॉलिसी या अनुबंध आपका कारोबार रोक सकता है। हर दस्तावेज़ की समाप्ति या समीक्षा तारीख दें; Documents सही लोगों को समय पर याद दिलाता है। नई प्रति आने पर उसे नई तारीख सहित नए संस्करण में अपलोड करें।

शुरू करने से पहले

• तारीख बदलने और नवीनीकरण के लिए दस्तावेज़ अपलोड करें, संस्करण और लिंक जोड़ें अनुमति चाहिए।
• डिफ़ॉल्ट अग्रिम सूचना अवधि और आगे सूचना भेजना सेटिंग्स → Documents में सेट होते हैं (Documents चालू करके सेट करें देखें)।

चरण

तारीखें सेट करें

1. दस्तावेज़ खोलकर विवरण पर जाएँ।
2. समाप्ति तारीख और इतने दिन पहले याद दिलाएँ भरें। नियमित दोबारा पढ़ने वाले दस्तावेज़ के लिए इस तारीख तक समीक्षा करें और समीक्षा से इतने दिन पहले याद दिलाएँ भी भरें।
3. सहेजें चुनें। शीर्षक के पास तारीख सहित समाप्त होगा बैज दिखता है; अग्रिम सूचना अवधि शुरू होने पर पीला और तारीख बीतने पर समाप्त हुआ के साथ लाल होता है।

अनुस्मारक देखें

1. अग्रिम अवधि शुरू होने पर दस्तावेज़ मालिक और दस्तावेज़ व्यवस्थापकों के आज में मद आती है, जैसे जल्द समाप्त होगा: व्यापार लाइसेंस, साथ में "समाप्ति 13 नवंबर 2026, अग्रिम अवधि 30 दिन"।
2. तारीख बीतने पर मद समाप्त हुआ: व्यापार लाइसेंस (या समीक्षा तारीख के लिए समीक्षा में देरी) बनती है और नवीनीकरण या संग्रहित होने तक रहती है।
3. Documents के समाप्त होने वाले और समीक्षा हेतु दृश्य वही दस्तावेज़ दिखाते हैं, ताकि एक जगह से काम कर सकें।

दस्तावेज़ नवीनीकृत करें

1. दस्तावेज़ खोलें। संस्करण में नया संस्करण (नवीनीकरण) ढूँढें।
2. नई फ़ाइल चुनें और नोट लिखें, जैसे "2027 के लिए नवीनीकृत"।
3. नई समाप्ति तारीख और ज़रूरत हो तो नई समीक्षा तारीख भरें।
4. नया संस्करण अपलोड करें चुनें। पृष्ठ कहता है नया संस्करण संग्रहित हुआ; पुराने संस्करण पढ़े जा सकते हैं।

उपयोगी जानकारी

• अनुस्मारक कौन देखता है: दस्तावेज़ मालिक और Documents सेटिंग्स, रोक, प्रतिधारण और विलोपन अनुमति वाले लोग। नई तारीख के साथ नवीनीकरण उस तारीख के लिए फिर शुरू करता है; संग्रहित करने से दस्तावेज़ आज से हटता है।
• इन अनुस्मारकों के लिए ई-मेल नहीं भेजा जाता: आज और समाप्त होने वाले दृश्य में देखें।
• हर संस्करण रहता है। संस्करण तालिका में हर संस्करण अपलोड करने वाला, समय, नोट और आकार दिखते हैं; पुराने संस्करण बदला गया दिखाते हैं और अब भी डाउनलोड हो सकते हैं।
• समीक्षा वाले प्रकार का नवीनीकरण (जैसे प्रक्रिया या नीति) अनुमोदित होने तक ड्राफ़्ट रहता है; तब तक पहले प्रकाशित संस्करण का उपयोग होता है। प्रक्रिया लिखें और अनुमोदित कराएँ देखें।
• पृष्ठ के नीचे इतिहास हर बदलाव दिखाता है: अपलोड, नए संस्करण, लिंक, साझा करना और अनुमोदन।