Suivre les dates d'expiration et renouveler un document

Une licence, une police d'assurance ou un contrat qui expire sans bruit peut arrêter votre activité. Donnez à chaque document sa date d'expiration ou de révision, et Documents prévient les bonnes personnes à temps ; quand la nouvelle copie arrive, vous la téléversez comme nouvelle version avec la nouvelle date.

Avant de commencer

• Vous avez besoin du droit Téléverser des documents, ajouter des versions et des liens pour changer les dates et renouveler.
• Le délai par défaut et l'escalade se règlent dans Paramètres → Documents (voir Activer et configurer Documents).

Étapes

Fixer les dates

1. Ouvrez le document et allez dans Détails.
2. Remplissez Expire le et Rappel (jours avant), et, pour un document que quelqu'un doit relire régulièrement, À réviser avant le et Rappel (jours avant la révision).
3. Sélectionnez Enregistrer. Des badges à côté du titre affichent Expire le avec la date, en orange dès que le délai a commencé et en rouge avec Expiré une fois le jour passé.

Suivre les rappels

1. Quand le délai commence, un élément apparaît dans Aujourd'hui pour le propriétaire du document et les administrateurs des documents, par exemple Expire bientôt : Licence commerciale avec la ligne "Expire le 13 nov. 2026, délai de 30 jours".
2. Une fois le jour passé, l'élément devient Expiré : Licence commerciale (ou Révision en retard pour une date de révision) et reste jusqu'à ce que le document soit renouvelé ou archivé.
3. Les vues Bientôt expirés et À réviser de Documents listent les mêmes documents, pour les traiter tous au même endroit.

Renouveler le document

1. Ouvrez le document. Sous Versions, trouvez Nouvelle version (un renouvellement).
2. Choisissez le nouveau fichier et saisissez une Note comme "Renouvelé pour 2027".
3. Remplissez Nouvelle date d'expiration et, si besoin, Nouvelle date de révision.
4. Sélectionnez Téléverser la nouvelle version. La page indique La nouvelle version est enregistrée ; les anciennes restent consultables.

Bon à savoir

• Qui voit les rappels : le propriétaire du document et les personnes ayant le droit Paramètres des documents, conservations légales, durée de conservation et suppression. Un renouvellement avec une nouvelle date relance le suivi pour cette date ; archiver un document le retire d'Aujourd'hui.
• Aucun e-mail n'est envoyé pour ces rappels : suivez-les dans Aujourd'hui et dans la vue Bientôt expirés.
• Chaque version reste. Le tableau Versions indique qui a téléversé chacune, quand, sa note et sa taille ; les versions précédentes affichent Remplacée et restent téléchargeables.
• Le renouvellement d'un type révisé (une procédure ou une politique, par exemple) attend en brouillon jusqu'à son approbation ; la version publiée auparavant reste utilisée en attendant. Voir Rédiger une procédure et la faire approuver.
• L'Historique en bas de la page liste chaque changement : téléversements, nouvelles versions, liens, partages et approbations.