Acompanhe vencimentos e renove um documento

Uma licença, apólice de seguro ou contrato que vence sem ser percebido pode interromper sua empresa. Defina a data de vencimento ou revisão de cada documento, e Documentos lembrará as pessoas certas a tempo; quando a nova cópia chegar, envie-a como nova versão com a nova data.

Antes de começar

• Você precisa da permissão Enviar documentos, adicionar versões e links para alterar datas e renovar.
• A antecedência padrão e o escalonamento são definidos em Configurações → Documentos (consulte ative e configure Documentos).

Etapas

Defina as datas

1. Abra o documento e vá para Detalhes.
2. Preencha Vence em e Lembrar dias antes e, para documentos que alguém deve reler regularmente, Revisar até e Lembrar dias antes da revisão.
3. Selecione Salvar. Indicadores ao lado do título mostram Vence com a data, em âmbar quando começa a antecedência e em vermelho com Vencido após o dia.

Acompanhe os lembretes

1. Quando começa a antecedência, um item aparece em Hoje para o responsável pelo documento e os administradores de documentos, por exemplo Vence em breve: licença comercial, com a linha "Vence em 13 nov. 2026, antecedência de 30 dias".
2. Após o dia, o item passa a Vencido: licença comercial (ou Revisão atrasada para uma data de revisão) e permanece até que o documento seja renovado ou arquivado.
3. As visualizações A vencer e Para revisar em Documentos listam os mesmos documentos, permitindo trabalhar neles em um só lugar.

Renove o documento

1. Abra o documento. Em Versões, encontre Nova versão (uma renovação).
2. Escolha o novo arquivo e escreva uma Nota, como "Renovado para 2027".
3. Preencha Nova data de vencimento e, se necessário, Nova data de revisão.
4. Selecione Enviar a nova versão. A página informa A nova versão foi armazenada; as anteriores continuam disponíveis para leitura.

Bom saber

• Quem vê os lembretes: o responsável pelo documento e as pessoas com a permissão Configurações de documentos, bloqueios, retenção e exclusão. Renovar com uma nova data reinicia o ciclo para essa data; arquivar um documento o remove de Hoje.
• Nenhum e-mail é enviado para esses lembretes: acompanhe-os em Hoje e na visualização A vencer.
• Todas as versões permanecem. A tabela Versões mostra quem enviou cada uma, quando, sua nota e tamanho; versões anteriores mostram Substituída e ainda podem ser baixadas.
• A renovação de um tipo revisado (procedimento ou política, por exemplo) aguarda como rascunho até ser aprovada; a versão publicada anteriormente continua em uso enquanto isso. Consulte escreva um procedimento e obtenha aprovação.
• O Histórico no fim da página lista todas as alterações: envios, novas versões, vínculos, compartilhamentos e aprovações.