Ative e configure Documentos

Documentos permanece desativado até que um gerente o ative. Suas configurações determinam quando os lembretes começam, quais tipos de documento precisam de aprovação antes da publicação, se links de compartilhamento são permitidos e por quanto tempo os arquivos são mantidos.

Antes de começar

• Você precisa ser proprietário ou gerente para ativar o aplicativo. Para alterar Configurações → Documentos, também precisa da permissão Configurações de documentos, bloqueios, retenção e exclusão.
• Documentos está incluído no Kluvan One e disponível durante o período de teste. Consulte planos e pacotes.

Etapas

Ative Documentos

1. Abra Configurações e depois a página que lista seus aplicativos (consulte escolha seus aplicativos).
2. Encontre Documentos e escolha Ativar. Documentos e Conhecimento aparecem no menu de todos com a permissão Ver documentos.

Escolha as configurações

1. Abra Configurações → Documentos.
2. Em Lembrar dias antes (todos os tipos), digite quantos dias antes da data de vencimento ou revisão os lembretes começam. O padrão é 30.
3. Deixe Avisar os gerentes este número de dias após o vencimento em 7, a menos que queira esperar mais. Um documento vencido permanece em Hoje para seu responsável e os administradores de documentos até que alguém o renove ou arquive.
4. Marque Autores podem aprovar suas próprias versões (uma pessoa administra a empresa) se trabalhar sozinho. Deixe desmarcado quando uma segunda pessoa precisar verificar cada procedimento.
5. Marque ou desmarque Permitir links seguros de compartilhamento.
6. Na tabela, para cada Tipo:
   • marque Revisado antes da publicação nos tipos que precisam de aprovação (procedimentos, políticas e perguntas frequentes vêm marcados inicialmente);
   • digite outro valor em Lembrar dias antes se esse tipo precisar de mais ou menos antecedência, por exemplo 60 para licenças;
   • preencha Manter por anos para manter novos arquivos desse tipo por esse número de anos após o envio.
7. Selecione Salvar.

Conceda permissões às pessoas

Abra Equipe → Usuários, escolha uma pessoa e marque suas permissões de Documentos (consulte funções e permissões):

Bom saber

• Armazenamento. O cartão Armazenamento mostra o espaço usado, a franquia do plano e a quantidade de arquivos. Um aviso aparece quando a maior parte está usada; um envio que exceda o espaço é recusado (consulte file_quota).
• Verificação de vírus. O cartão identifica a verificação em uso. Atualmente, é uma implementação provisória que reconhece apenas um arquivo de teste padrão; não protege contra arquivos maliciosos, portanto envie arquivos de fontes confiáveis.
• Arquivos que você pode armazenar: PDF, imagens JPEG, PNG e WebP, arquivos Word, Excel e PowerPoint, arquivos OpenDocument e arquivos de texto, CSV e Markdown, cada um de até 50 MB e dentro da sua franquia. O tipo é lido do próprio arquivo.
• Desativar oculta as páginas; nada é excluído.
• Próximo: envie e organize documentos.