Activar y configurar Documentos

Documentos permanece desactivado hasta que lo active un gerente. Sus ajustes determinan cuándo empiezan los recordatorios, qué tipos requieren aprobación, si se permiten enlaces y cuánto tiempo se conservan los archivos.

Antes de empezar

• Debe ser propietario o gerente para activar. Para cambiar Configuración → Documentos, también necesita Configuración de Documentos, retenciones legales, conservación y eliminación.
• Se incluye en Kluvan One y durante la prueba. Consulte Planes y paquetes.

Pasos

Activar Documentos

1. Abra Configuración y la lista de aplicaciones; consulte Elegir sus aplicaciones.
2. Busque Documentos y elija Activar. Documentos y Conocimiento aparecen para quienes tienen Ver documentos.

Elegir los ajustes

1. Abra Configuración → Documentos.
2. En Recordar con días de antelación (todos los tipos), indique los días de anticipación al vencimiento o revisión, inicialmente 30.
3. Deje Avisar a los gerentes esta cantidad de días después de una caducidad en 7 salvo que quiera esperar más. Un documento vencido sigue en Hoy para su responsable y administradores hasta renovarlo o archivarlo.
4. Marque Los autores pueden aprobar sus propias versiones (una sola persona gestiona la empresa) si trabaja solo. Déjelo sin marcar si otra persona debe revisar cada procedimiento.
5. Marque o desmarque Permitir enlaces compartidos seguros.
6. En cada Tipo:
   • marque Revisado antes de publicar si requiere aprobación; procedimientos, políticas y preguntas frecuentes están marcados inicialmente;
   • cambie Recordar con días de antelación si necesita otro plazo, como 60 para licencias;
   • introduzca Conservar durante años para mantener archivos nuevos de ese tipo durante esos años desde la subida.
7. Seleccione Guardar.

Conceder permisos

Abra Equipo → Usuarios, elija una persona y marque sus permisos; consulte Roles y permisos:

Conviene saber

• Almacenamiento. La tarjeta Almacenamiento muestra uso, límite del plan y número de archivos. Avisa cuando se agota y rechaza subidas que no caben; consulte file_quota.
• Análisis antivirus. La tarjeta identifica el análisis utilizado. Actualmente es provisional y solo reconoce un archivo estándar de prueba; no protege frente a archivos maliciosos. Suba archivos de fuentes fiables.
• Archivos admitidos: PDF, imágenes JPEG, PNG y WebP, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, texto, CSV y Markdown; hasta 50 MB cada uno y dentro de su límite. El tipo se lee del archivo.
• Desactivar oculta las páginas sin eliminar nada.
• Siguiente: Subir y organizar documentos.