Compartir un documento por enlace seguro

Cuando un auditor, banco o cliente necesite un certificado o licencia, envíe un enlace seguro. Deja de funcionar en la fecha elegida, puede pedir contraseña y registra cada apertura.

Antes de empezar

• Necesita Subir documentos, agregar versiones y enlaces.
• Debe estar marcado Permitir enlaces compartidos seguros en Configuración → Documentos.
• El documento debe tener versión publicada y no estar archivado.

Pasos

Crear un enlace

1. Abra el documento y Enlaces compartidos.
2. En Válido durante (días), introduzca de 1 a 90, inicialmente 7.
3. Para protegerlo, introduzca Contraseña (opcional, 6+ caracteres). Comuníquela por otra vía, como teléfono.
4. Marque Solo ver si permite leer pero no descargar.
5. Seleccione Crear un enlace.
6. Copie el cuadro verde El enlace (se muestra una vez; cópielo ahora): y envíelo. Kluvan solo conserva su huella y no puede mostrarlo de nuevo.

Seguir y detener un enlace

1. Cada enlace muestra creación, vigencia, vistas y descargas.
2. Abra Quién lo abrió para ver cada visita: abierto, visto, descargado, contraseña incorrecta o rechazado.
3. Seleccione Revocar para detenerlo inmediatamente. Muestra Revocado; uno fuera de fecha muestra Vencido.

Qué ve el destinatario

Se abre una página con título, organización y Disponible hasta con fecha. Si hay contraseña, la introduce y selecciona Abrir. Ve la vista previa y, salvo modo de solo lectura, Descargar con el nombre del archivo.

Conviene saber

• El enlace muestra la versión publicada al crearlo, aunque renueve después. Cree otro para compartir la nueva.
• Algunos documentos nunca se comparten: personales y restringidos salvo que tenga Configuración de Documentos, retenciones legales, conservación y eliminación. La tarjeta explica por qué no puede crearse; consulte doc_share_refused.
• Contraseñas incorrectas. Tras 10 intentos en una hora, el enlace se bloquea esa hora. Después de acertar, puede usarse 30 minutos antes de volver a pedirla.
• Privado por diseño. Los buscadores no indexan la página y se rechazan intentos excesivos desde una dirección. Un enlace vencido o revocado indica Este enlace ya no funciona; consulte doc_share_gone.
• Un documento admite hasta 50 enlaces.