Elegir quién puede ver un documento

No todos los documentos son para todos. Cada uno tiene confidencialidad y regla de acceso; las mismas reglas determinan su visibilidad en biblioteca, búsqueda, registros, Hoy y enlaces compartidos.

Antes de empezar

• Necesita Subir documentos, agregar versiones y enlaces o ser responsable del documento.
• Marcar Personal requiere permiso de consulta de RR. HH.

Pasos

1. Abra el documento y Detalles.
2. Elija Confidencialidad:
   • Normal: decide la regla de acceso inferior.
   • Restringido: solo responsable, personas y roles indicados y administradores de documentos.
   • Personal: identificación, visado o documento médico; solo quienes pueden consultar RR. HH. y el empleado afectado.
3. Elija Quién puede verlo:
   • Igual que sus registros vinculados: personas con Ver documentos que también puedan abrir todos los registros vinculados.
   • Solo las personas y roles indicados: los dos campos siguientes.
4. En Personas (números de usuario, separados por comas), escriba los usuarios autorizados.
5. En Roles, marque Gerentes o Todo el equipo si corresponde.
6. Seleccione Guardar. Aparece una etiqueta Restringido o Personal junto al título.

Conviene saber

• El propietario de la organización ve todos los documentos y el responsable del documento siempre ve el suyo.
• Un vínculo nunca amplía acceso. Con Igual que sus registros vinculados, alguien que pueda abrir el cliente pero no el empleado también vinculado no ve el documento.
• Personal significa personal. Ningún otro permiso, vínculo o rol lo abre; nunca se comparte por enlace ni se convierte en conocimiento público. Consulte doc_hidden.
• Los ocultos siguen ocultos. Kluvan no confirma su existencia a quien no puede verlos; no aparecen en listas, recuentos ni búsqueda.
• Actuar requiere otro permiso. Ver permite abrir y descargar. Editar, renovar, vincular y compartir requiere Subir documentos, agregar versiones y enlaces; aprobar requiere Aprobar y publicar procedimientos y conocimiento.
• Cada apertura se registra: descargas, vistas previas y visitas a enlaces quedan en el registro del archivo y de la organización. Consulte Registro de actividad.
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