Escolha quem pode ver um documento

Nem todo documento é para todos. Cada documento tem uma confidencialidade e uma regra de acesso, e um único conjunto de regras determina quem o vê em todos os lugares: biblioteca, busca, página de um registro, Hoje e links de compartilhamento.

Antes de começar

• Você precisa da permissão Enviar documentos, adicionar versões e links ou ser o responsável pelo documento.
• Marcar um documento como Pessoal exige a permissão de visualização do RH.

Etapas

1. Abra o documento e vá para Detalhes.
2. Escolha a Confidencialidade:
   • Normal: a regra de acesso abaixo decide.
   • Restrito: apenas o responsável pelo documento, as pessoas e funções indicadas e os administradores de documentos.
   • Pessoal: para identidade, visto ou documento médico; apenas pessoas com permissão de visualização do RH e o funcionário a quem se refere.
3. Escolha Quem pode ver:
   • Como os registros vinculados: pessoas com Ver documentos que também podem abrir todos os registros vinculados.
   • Somente as pessoas e funções indicadas: as pessoas e funções nos próximos dois campos.
4. Em Pessoas (números de usuário separados por vírgulas), digite os números de usuário das pessoas que podem vê-lo.
5. Em Funções, marque Gerentes ou Todos da equipe se uma função inteira puder vê-lo.
6. Selecione Salvar. Um indicador Restrito ou Pessoal aparece ao lado do título na biblioteca.

Bom saber

• O proprietário da organização vê todos os documentos, e o responsável pelo documento sempre vê o seu próprio.
• Um vínculo nunca amplia o acesso. Com Como os registros vinculados, quem pode abrir o cliente, mas não o funcionário também vinculado, não vê o documento.
• Pessoal significa pessoal. Nenhuma outra permissão, vínculo ou função abre um documento pessoal; ele nunca é compartilhado por link nem se torna conhecimento público (consulte doc_hidden).
• Documentos ocultos permanecem ocultos. O Kluvan não confirma a existência de um documento para quem não pode vê-lo; ele não aparece nas listas, contagens e buscas dessa pessoa.
• Agir exige uma permissão separada. Ver um documento permite abri-lo e baixá-lo. Editar, renovar, vincular e compartilhar exigem Enviar documentos, adicionar versões e links; aprovar exige Aprovar e publicar procedimentos e conhecimento.
• Toda abertura é registrada: downloads, prévias e visitas a links de compartilhamento ficam no histórico do arquivo e no registro de atividades da organização (consulte registro de atividades).
• Relacionado: compartilhe um documento por link seguro.