चुनें कि दस्तावेज़ कौन देख सकता है

हर दस्तावेज़ सबके लिए नहीं है। हर दस्तावेज़ की गोपनीयता और पहुँच का नियम है; वही नियम हर जगह दर्शक तय करते हैं: लाइब्रेरी, खोज, रिकॉर्ड के पृष्ठ, आज और साझा लिंक में।

शुरू करने से पहले

• दस्तावेज़ अपलोड करें, संस्करण और लिंक जोड़ें अनुमति चाहिए या दस्तावेज़ का मालिक होना चाहिए।
• दस्तावेज़ व्यक्तिगत करने के लिए HR देखने की अनुमति चाहिए।

चरण

1. दस्तावेज़ खोलकर विवरण पर जाएँ।
2. गोपनीयता चुनें:
   • सामान्य: नीचे का पहुँच नियम तय करता है।
   • प्रतिबंधित: केवल दस्तावेज़ मालिक, नामित लोग और भूमिकाएँ तथा दस्तावेज़ व्यवस्थापक।
   • व्यक्तिगत: पहचान-पत्र, वीज़ा या चिकित्सा कागज़ के लिए; केवल HR देखने की अनुमति वाले लोग और संबंधित कर्मचारी।
3. कौन देख सकता है चुनें:
   • जुड़े रिकॉर्ड जैसा: दस्तावेज़ देखें अनुमति वाले लोग जो उसके हर जुड़े रिकॉर्ड को भी खोल सकते हों।
   • केवल नामित लोग और भूमिकाएँ: अगले दो फ़ील्ड में दिए लोग और भूमिकाएँ।
4. लोग (उपयोगकर्ता नंबर, कॉमा से अलग) में देखने वाले लोगों के उपयोगकर्ता नंबर लिखें।
5. भूमिकाएँ में पूरी भूमिका को पहुँच देनी हो तो प्रबंधक या टीम के सभी लोग चुनें।
6. सहेजें चुनें। फिर लाइब्रेरी में शीर्षक के पास प्रतिबंधित या व्यक्तिगत बैज दिखता है।

उपयोगी जानकारी

• संगठन का मालिक हर दस्तावेज़ देखता है, और दस्तावेज़ का मालिक अपना दस्तावेज़ हमेशा देखता है।
• लिंक पहुँच नहीं बढ़ाता। जुड़े रिकॉर्ड जैसा होने पर ग्राहक को खोल सकने वाला व्यक्ति उस कर्मचारी को न खोल सके जिससे दस्तावेज़ भी जुड़ा है, तो दस्तावेज़ नहीं देखता।
• व्यक्तिगत का मतलब व्यक्तिगत है। दूसरी अनुमति, लिंक या भूमिका व्यक्तिगत दस्तावेज़ नहीं खोलती; यह लिंक से कभी साझा नहीं होता और सार्वजनिक ज्ञान कभी नहीं बनता (doc_hidden देखें)।
• छिपे दस्तावेज़ छिपे रहते हैं। जिसे देखने का अधिकार नहीं, उसे Kluvan दस्तावेज़ के अस्तित्व की पुष्टि नहीं करता; उसकी सूची, संख्या और खोज में यह नहीं आता।
• कार्रवाई की अनुमति अलग है। दस्तावेज़ देखने वाला उसे खोल और डाउनलोड कर सकता है। संपादन, नवीनीकरण, लिंक और साझा करने के लिए दस्तावेज़ अपलोड करें, संस्करण और लिंक जोड़ें चाहिए; अनुमोदन के लिए प्रक्रियाएँ और ज्ञान अनुमोदित तथा प्रकाशित करें चाहिए।
• हर बार खोलना दर्ज होता है: डाउनलोड, पूर्वावलोकन और साझा लिंक विज़िट फ़ाइल के लॉग तथा संगठन के गतिविधि लॉग में रहते हैं (गतिविधि लॉग देखें)।
• संबंधित: सुरक्षित लिंक से दस्तावेज़ साझा करें।