কারা নথি দেখতে পারবেন বাছুন

সব নথি সবার জন্য নয়। প্রতিটি নথির গোপনীয়তা ও প্রবেশাধিকারের নিয়ম আছে; একই নিয়ম সব জায়গায় দর্শক নির্ধারণ করে: লাইব্রেরি, অনুসন্ধান, রেকর্ডের পৃষ্ঠা, আজ ও ভাগ করা লিঙ্কে।

শুরুর আগে

• নথি আপলোড, সংস্করণ ও লিঙ্ক যোগ অনুমতি দরকার অথবা নথির মালিক হতে হবে।
• নথি ব্যক্তিগত করতে HR দেখার অনুমতি দরকার।

ধাপ

1. নথি খুলে বিবরণ-এ যান।
2. গোপনীয়তা বাছুন:
   • সাধারণ: নিচের প্রবেশাধিকারের নিয়ম সিদ্ধান্ত নেয়।
   • সীমিত: শুধু নথির মালিক, আপনার নির্দিষ্ট ব্যক্তি ও ভূমিকা, এবং নথির প্রশাসক।
   • ব্যক্তিগত: পরিচয়পত্র, ভিসা বা চিকিৎসার কাগজের জন্য; শুধু HR দেখার অনুমতি থাকা ব্যক্তি ও সংশ্লিষ্ট কর্মী।
3. কারা দেখতে পারবেন বাছুন:
   • সংযুক্ত রেকর্ডের মতো: নথি দেখা অনুমতি থাকা ব্যক্তিরা, যাঁরা এর সঙ্গে যুক্ত প্রতিটি রেকর্ডও খুলতে পারেন।
   • শুধু নির্দিষ্ট ব্যক্তি ও ভূমিকা: পরের দুটি ঘরের ব্যক্তি ও ভূমিকা।
4. ব্যক্তি (ব্যবহারকারী নম্বর, কমা দিয়ে আলাদা)-তে দেখতে পারবেন এমন ব্যক্তিদের ব্যবহারকারী নম্বর লিখুন।
5. ভূমিকা-তে সম্পূর্ণ ভূমিকা দেখতে পারলে ব্যবস্থাপক বা দলের সবাই টিক দিন।
6. সংরক্ষণ বাছুন। লাইব্রেরিতে শিরোনামের পাশে সীমিত বা ব্যক্তিগত ব্যাজ দেখায়।

জেনে রাখুন

• প্রতিষ্ঠানের মালিক সব নথি দেখেন, এবং নথির মালিক সবসময় নিজের নথি দেখেন।
• লিঙ্ক প্রবেশাধিকার বাড়ায় না। সংযুক্ত রেকর্ডের মতো হলে কেউ গ্রাহকের রেকর্ড খুলতে পারলেও নথির সঙ্গে যুক্ত কর্মীর রেকর্ড খুলতে না পারলে নথি দেখেন না।
• ব্যক্তিগত মানে ব্যক্তিগত। অন্য কোনো অনুমতি, লিঙ্ক বা ভূমিকা ব্যক্তিগত নথি খোলে না; এটি কখনো লিঙ্কে ভাগ হয় না বা প্রকাশ্য জ্ঞান হয় না (doc_hidden দেখুন)।
• লুকানো নথি লুকানোই থাকে। দেখতে পারেন না এমন কাউকে Kluvan নথির অস্তিত্ব নিশ্চিত করে না; তাঁর তালিকা, সংখ্যা ও অনুসন্ধানে এটি থাকে না।
• কাজ করার অনুমতি আলাদা। নথি দেখতে পারলে খোলা ও ডাউনলোড করা যায়। সম্পাদনা, নবায়ন, সংযোগ ও ভাগ করতে নথি আপলোড, সংস্করণ ও লিঙ্ক যোগ দরকার; অনুমোদনে পদ্ধতি ও জ্ঞান অনুমোদন এবং প্রকাশ দরকার।
• প্রতিবার খোলা নথিভুক্ত হয়: ডাউনলোড, প্রিভিউ ও ভাগ করা লিঙ্কের ভিজিট ফাইলের লগ এবং প্রতিষ্ঠানের কার্যকলাপ লগে থাকে (কার্যকলাপ লগ দেখুন)।
• সম্পর্কিত: নিরাপদ লিঙ্কে নথি ভাগ করুন।