Pilih siapa yang dapat melihat dokumen

Tidak semua dokumen ditujukan untuk semua orang. Setiap dokumen memiliki kerahasiaan dan aturan akses, dan satu kumpulan aturan menentukan siapa yang melihatnya di mana pun: pustaka, pencarian, halaman catatan, Hari ini, dan tautan berbagi.

Sebelum memulai

• Anda memerlukan hak Unggah dokumen, tambah versi dan tautan, atau menjadi pemilik dokumen.
• Menandai dokumen sebagai Pribadi memerlukan hak lihat HR.

Langkah-langkah

1. Buka dokumen dan masuk ke Detail.
2. Pilih Kerahasiaan:
   • Normal: ditentukan oleh aturan akses di bawah.
   • Terbatas: hanya pemilik dokumen, orang dan peran yang ditentukan, serta admin dokumen.
   • Pribadi: untuk identitas, visa, atau dokumen medis; hanya orang dengan hak lihat HR dan karyawan yang bersangkutan.
3. Pilih Siapa yang boleh melihat:
   • Sesuai catatan tertaut: orang dengan Lihat dokumen yang juga boleh membuka setiap catatan tertaut.
   • Hanya orang dan peran yang ditentukan: orang dan peran dalam dua kolom berikutnya.
4. Di Orang (nomor pengguna, dipisahkan koma), ketik nomor pengguna yang boleh melihatnya.
5. Di Peran, centang Manajer atau Semua anggota tim jika seluruh peran boleh melihatnya.
6. Pilih Simpan. Penanda Terbatas atau Pribadi kemudian muncul di sebelah judul dalam pustaka.

Perlu diketahui

• Pemilik organisasi melihat semua dokumen, dan pemilik dokumen selalu melihat dokumennya sendiri.
• Tautan tidak pernah memperluas akses. Dengan Sesuai catatan tertaut, seseorang yang boleh membuka pelanggan tetapi tidak boleh membuka karyawan yang juga ditautkan tidak melihat dokumen.
• Pribadi berarti pribadi. Tidak ada hak, tautan, atau peran lain yang membuka dokumen pribadi; dokumen tidak pernah dibagikan melalui tautan dan tidak pernah menjadi pengetahuan publik (lihat doc_hidden).
• Dokumen tersembunyi tetap tersembunyi. Kluvan tidak mengonfirmasi keberadaan dokumen kepada orang yang tidak boleh melihatnya; dokumen tidak muncul dalam daftar, jumlah, dan pencariannya.
• Melakukan tindakan memerlukan hak terpisah. Melihat dokumen memungkinkan orang membuka dan mengunduhnya. Mengedit, memperbarui, menautkan, dan berbagi memerlukan Unggah dokumen, tambah versi dan tautan; menyetujui memerlukan Setujui dan terbitkan prosedur dan pengetahuan.
• Setiap pembukaan dicatat: unduhan, pratinjau, dan kunjungan tautan berbagi disimpan dalam log berkas dan log aktivitas organisasi (lihat log aktivitas).
• Terkait: bagikan dokumen melalui tautan aman.