Arsipkan, tahan, atau hapus dokumen

Dokumen yang tidak lagi diperlukan setiap hari dapat diarsipkan. Dokumen yang wajib disimpan untuk sengketa atau hukum dapat ditahan atau disimpan hingga tanggal tertentu, dan Kluvan menolak menghapusnya sebelum itu.

Sebelum memulai

• Untuk mengarsipkan dan memulihkan: hak Unggah dokumen, tambah versi dan tautan.
• Untuk menahan, menetapkan batas penyimpanan, atau menghapus: hak Pengaturan dokumen, penahanan, retensi, dan penghapusan.

Langkah-langkah

Arsipkan atau pulihkan

1. Buka dokumen dan masuk ke Arsip, penahanan, dan penghapusan.
2. Pilih Arsipkan. Halaman menampilkan Diarsipkan. Dokumen keluar dari tampilan lain dan tercantum di Diarsipkan; pengingat berhenti dan dokumen tidak dapat dibagikan atau diubah.
3. Untuk mengembalikannya, buka dari Diarsipkan dan pilih Pulihkan.

Terapkan penahanan hukum

1. Di Arsip, penahanan, dan penghapusan, ketik Alasan, misalnya nomor perkara.
2. Pilih Terapkan penahanan hukum. Penanda merah Penahanan hukum muncul di sebelah judul.
3. Saat perkara selesai, pilih Cabut penahanan hukum.

Simpan hingga tanggal tertentu

1. Di Simpan hingga, pilih tanggal batas wajib penyimpanan dokumen.
2. Pilih Simpan. Anda dapat memundurkan tanggal, tetapi tidak pernah memajukannya.

Hapus permanen

1. Di Arsip, penahanan, dan penghapusan, ketik Alasan di sebelah Hapus permanen.
2. Pilih Hapus permanen. Halaman menampilkan Dokumen dihapus. Versi dan berkasnya dihapus dan tidak dapat dikembalikan.

Perlu diketahui

• Penghapusan ditolak selama dokumen dalam penahanan hukum (lihat file_on_hold) atau pada/sebelum tanggal batas penyimpanannya (lihat file_retained).
• Tanggal penyimpanan bawaan. Di Pengaturan → Dokumen, Simpan selama tahun memberi setiap berkas baru suatu jenis tanggal batas penyimpanan saat diunggah, misalnya tujuh tahun untuk kontrak.
• Catatan kejadian tetap disimpan. Log unggahan, pembukaan, dan penghapusan berkas tetap disimpan setelah dokumen dihapus, dan Riwayat dokumen mencantumkan penahanan serta perubahan retensi.
• Arsipkan dahulu. Pengarsipan menyembunyikan dokumen dari daftar harian tanpa kehilangan apa pun; pilih ini saat belum yakin.
• Meninggalkan Kluvan. Saat data organisasi dihapus, dokumen dan berkasnya ikut dihapus. Lihat data Anda.