Aktifkan dan siapkan Dokumen

Dokumen nonaktif sampai manajer mengaktifkannya. Pengaturannya menentukan kapan pengingat dimulai, jenis dokumen yang memerlukan persetujuan sebelum terbit, apakah tautan berbagi diizinkan, dan berapa lama berkas disimpan.

Sebelum memulai

• Anda harus menjadi pemilik atau manajer untuk mengaktifkan aplikasi. Untuk mengubah Pengaturan → Dokumen, Anda juga memerlukan hak Pengaturan dokumen, penahanan, retensi, dan penghapusan.
• Dokumen termasuk dalam Kluvan One dan tersedia selama uji coba. Lihat paket dan bundel.

Langkah-langkah

Aktifkan Dokumen

1. Buka Pengaturan, lalu halaman daftar aplikasi (lihat pilih aplikasi Anda).
2. Temukan Dokumen dan pilih Aktifkan. Dokumen dan Pengetahuan muncul di menu semua orang yang memiliki hak Lihat dokumen.

Pilih pengaturan

1. Buka Pengaturan → Dokumen.
2. Di Ingatkan beberapa hari sebelumnya (semua jenis), ketik jumlah hari sebelum tanggal kedaluwarsa atau peninjauan untuk memulai pengingat. Bawaannya 30.
3. Biarkan Beri tahu manajer sejumlah hari setelah kedaluwarsa pada 7 kecuali ingin menunggu lebih lama. Dokumen kedaluwarsa tetap muncul di Hari ini untuk penanggung jawab dan admin dokumen sampai seseorang memperbarui atau mengarsipkannya.
4. Centang Penulis boleh menyetujui versinya sendiri (usaha dikelola satu orang) jika bekerja sendiri. Biarkan tidak dicentang jika orang kedua harus memeriksa setiap prosedur.
5. Centang atau hapus centang Izinkan tautan berbagi aman.
6. Pada tabel, untuk setiap Jenis:
   • centang Ditinjau sebelum terbit untuk jenis yang memerlukan persetujuan (prosedur, kebijakan, dan FAQ awalnya dicentang);
   • masukkan nilai Ingatkan beberapa hari sebelumnya yang berbeda jika jenis ini memerlukan pemberitahuan lebih awal atau lebih singkat, misalnya 60 untuk izin;
   • isi Simpan selama tahun untuk menyimpan berkas baru jenis ini selama jumlah tahun tersebut setelah diunggah.
7. Pilih Simpan.

Berikan hak kepada orang-orang

Buka Tim → Pengguna, pilih orangnya, lalu centang hak Dokumennya (lihat peran dan hak):

Perlu diketahui

• Penyimpanan. Kartu Penyimpanan menunjukkan ruang terpakai, kuota paket, dan jumlah berkas. Peringatan muncul saat sebagian besar kuota terpakai; unggahan yang tidak muat ditolak (lihat file_quota).
• Pemindaian virus. Kartu menyebutkan pemindai yang digunakan. Saat ini pemindai hanya implementasi sementara yang mengenali satu berkas uji standar; bukan perlindungan terhadap berkas berbahaya, jadi unggah berkas dari sumber tepercaya.
• Berkas yang dapat disimpan: PDF, gambar JPEG, PNG, dan WebP, berkas Word, Excel, dan PowerPoint, berkas OpenDocument, serta teks, CSV, dan Markdown, masing-masing hingga 50 MB dan dalam kuota Anda. Jenis dibaca dari berkas itu sendiri.
• Menonaktifkan menyembunyikan halaman; tidak ada yang dihapus.
• Berikutnya: unggah dan atur dokumen.