Documents चालू करके सेट करें

प्रबंधक के चालू करने तक Documents बंद रहता है। इसकी सेटिंग्स तय करती हैं कि अनुस्मारक कितने पहले शुरू होंगे, किन दस्तावेज़ों को प्रकाशन से पहले अनुमोदन चाहिए, साझा लिंक की अनुमति है या नहीं और फ़ाइलें कितने समय रहेंगी।

शुरू करने से पहले

• ऐप चालू करने के लिए मालिक या प्रबंधक होना चाहिए। सेटिंग्स → Documents बदलने के लिए Documents सेटिंग्स, रोक, प्रतिधारण और विलोपन अनुमति भी चाहिए।
• Documents Kluvan One में मिलता है और परीक्षण अवधि में खुला है। प्लान और बंडल देखें।

चरण

Documents चालू करें

1. सेटिंग्स, फिर ऐप की सूची वाला पृष्ठ खोलें (अपने ऐप चुनें देखें)।
2. Documents ढूँढकर चालू करें चुनें। दस्तावेज़ देखें अनुमति वाले सभी लोगों के मेनू में Documents और ज्ञान आते हैं।

सेटिंग्स चुनें

1. सेटिंग्स → Documents खोलें।
2. इतने दिन पहले याद दिलाएँ (सभी प्रकार) में समाप्ति या समीक्षा तारीख से कितने दिन पहले अनुस्मारक शुरू हों लिखें। डिफ़ॉल्ट 30 है।
3. लंबा इंतज़ार न चाहिए तो समाप्ति के इतने दिन बाद प्रबंधकों को बताएँ 7 ही रखें। समाप्त दस्तावेज़ मालिक और दस्तावेज़ व्यवस्थापकों के आज में किसी के नवीनीकृत या संग्रहित करने तक रहता है।
4. अकेले काम करते हों तो लेखक अपने संस्करण अनुमोदित कर सकते हैं (एक व्यक्ति व्यवसाय चलाता है) चुनें। हर प्रक्रिया दूसरे व्यक्ति से जाँचवानी हो तो खाली रखें।
5. सुरक्षित साझा लिंक की अनुमति दें चुनें या हटाएँ।
6. तालिका में हर प्रकार के लिए:
   • अनुमोदन चाहने वाले प्रकारों में प्रकाशन से पहले समीक्षा चुनें (शुरू में प्रक्रियाएँ, नीतियाँ और FAQ चुने हैं);
   • अधिक या कम सूचना चाहिए तो अलग इतने दिन पहले याद दिलाएँ लिखें, जैसे लाइसेंस के लिए 60;
   • इस प्रकार की नई फ़ाइलों को अपलोड के बाद उतने साल रखने के लिए इतने साल रखें लिखें।
7. सहेजें चुनें।

लोगों को अनुमतियाँ दें

टीम → उपयोगकर्ता खोलें, व्यक्ति चुनें और Documents अनुमतियाँ चुनें (भूमिकाएँ और अनुमतियाँ देखें):

उपयोगी जानकारी

• संग्रहण। संग्रहण कार्ड इस्तेमाल की जगह, प्लान की सीमा और फ़ाइलों की संख्या दिखाता है। अधिकांश भरने पर चेतावनी आती है; न समाने वाला अपलोड अस्वीकार होता है (file_quota देखें)।
• वायरस स्कैन। कार्ड इस्तेमाल हो रहे स्कैन का नाम बताता है। अभी यह केवल मानक परीक्षण फ़ाइल पहचानने वाला अस्थायी विकल्प है; हानिकारक फ़ाइलों से सुरक्षा नहीं है, इसलिए भरोसेमंद स्रोतों की फ़ाइलें अपलोड करें।
• रख सकने वाली फ़ाइलें: PDF, JPEG, PNG और WebP चित्र, Word, Excel और PowerPoint फ़ाइलें, OpenDocument फ़ाइलें, तथा पाठ, CSV और Markdown फ़ाइलें; हर फ़ाइल अधिकतम 50 MB और आपकी सीमा के अंदर। प्रकार फ़ाइल से ही पढ़ा जाता है।
• बंद करने से पृष्ठ छिपते हैं; कुछ मिटता नहीं।
• अगला: दस्तावेज़ अपलोड और व्यवस्थित करें।