启用和设置文档

文档默认关闭，经理启用后使用。设置决定提醒提前多久、哪些类型发布前需审批、是否允许分享链接及文件保留多久。

开始之前

• 启用须为所有者或经理。修改 Settings → Documents 还需 Documents settings, holds, retention and deletion。
• 包含于 Kluvan One，试用期可用，见套餐和组合。

步骤

启用文档

1. 打开 Settings 的应用列表，见选择应用。
2. 找到 Documents 并 Switch on。拥有 See documents 的用户菜单出现 Documents 和 Knowledge。

选择设置

1. 打开 Settings → Documents。
2. 在 Remind days before (all types) 填到期或复核前提醒天数，默认 30。
3. Tell the managers this many days after an expiry 默认 7，可延长。过期文档留在负责人和文档管理员 Today，直到续期或归档。
4. 独自经营时可勾选 Authors may approve their own versions (one person running the business)；要求第二人检查时不勾选。
5. 勾选或取消 Allow secure share links。
6. 表中各 Type：
   • 为需要审批的类型勾选 Reviewed before publishing，默认流程、政策和 FAQ；
   • 按需设置不同 Remind days before，例如许可 60 天；
   • Keep for years 设置新文件上传后保留年数。
7. 选择 Save。

授予权限

打开 Team → Users 选人并勾选，见角色和权限：

注意事项

• 存储。 Storage 显示已用、套餐配额和文件数。用量接近上限时警告，超额上传拒绝，见 file_quota。
• 病毒扫描。 卡片显示扫描名称。目前只是识别标准测试文件的占位实现，不防护恶意文件，请上传可信来源文件。
• 支持文件：PDF、JPEG、PNG、WebP、Word、Excel、PowerPoint、OpenDocument、文本、CSV 和 Markdown，每份最多 50 MB 且不超配额。类型从文件内容识别。
• 关闭只隐藏页面，不删除。
• 下一步：上传和整理文档。