上传和整理文档

每份合同、许可或证书只上传一次，并记录重要日期。文件夹、标签和保存视图使文档库易于浏览，搜索可匹配文件内文字。

开始之前

• 须启用文档，见启用和设置文档。
• 需要 Upload documents, add versions and links。

步骤

上传

1. 打开 Documents，列表下方 Upload a document，或选择 New → Document。
2. 在 File 选择文件。
3. 填 Title，留空使用文件名。
4. Type 选择 Contract、Licence、Insurance、Certificate、ID / visa、Warranty、Procedure、Policy、FAQ 或 Other。
5. 选择 Folder 和 Confidentiality，见选择查看权限。
6. 填已知 Issued on、Expires on、Review by，需要不同提前期时填 Remind days before。
7. 立即关联记录时，在 Linked to 选种类，填 Record number。
8. 填逗号分隔 Tags，例如 renewal, dubai。
9. 选择 Upload，显示 The document is stored.。

创建文件夹

1. 在 New folder 填名称。
2. 要嵌套时在 Inside 选择父文件夹。
3. 选择 Create folder，最多六层。

查找文档

1. 顶部选择 All、Expiring、To review、Mine、Knowledge、Drafts 或 Archived，各显示文档数。
2. 在 Search titles, tags and text 填词，前缀即可，如 contr 找到“contract”。
3. 用 All folders（或 Not in a folder）、All types 和 All tags 缩小范围，选择 Search。
4. 点击标题打开，显示 Preview、Versions、Linked records、Details、Share links 和 History。

注意事项

• 一次存储，加密保存。 每次打开检查文件，每次下载记录日志。
• 立即发布的文件。 上传即发布，除非类型在 Settings → Documents 勾选 Reviewed before publishing，此时等待审批，见编写流程并取得审批。
• 搜索读取正文，支持 PDF、办公文档、文本和页面，也包括阿拉伯语。扫描 PDF 无正文，只能通过标题标签文件名搜索，预览会说明。
• 预览显示图片本身，PDF 和办公文档显示文字，不绘制 PDF 页面。
• 办公文档可存储及管理版本，但未连接在线编辑器。Open in your editor 说明如何下载、在本地程序编辑并作为新版本上传。
• 只显示您有权打开的文档，数量同样遵循权限。
• 可能错误：file_type、file_too_large、doc_folder。