ارفع المستندات ونظّمها

ارفع كل عقد أو رخصة أو شهادة مرة واحدة، مع التواريخ المهمة. بعد ذلك تُبقي المجلدات والوسوم وطرق العرض المحفوظة المكتبة سهلة القراءة، ويجد البحث المستند بالكلمات التي بداخله.

قبل أن تبدأ

• يجب أن تكون المستندات مفعّلة (انظر شغّل المستندات واضبط إعداداتها).
• تحتاج إلى صلاحية رفع المستندات وإضافة الإصدارات والروابط.

الخطوات

رفع مستند

1. افتح المستندات. نموذج رفع مستند أسفل القائمة. ويمكنك أيضًا اختيار جديد ← مستند.
2. في الملف، اختر الملف.
3. اكتب العنوان. إذا تركته فارغًا يُستخدم اسم الملف.
4. اختر النوع: عقد أو رخصة أو تأمين أو شهادة أو هوية / تأشيرة أو ضمان أو إجراء أو سياسة أو سؤال شائع أو أخرى.
5. اختر المجلد والسرية (انظر حدّد من يمكنه رؤية المستند).
6. املأ التواريخ التي تعرفها: تاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء والمراجعة قبل، والتذكير قبلها بأيام إذا احتاج هذا المستند إلى مهلة مختلفة.
7. لربطه بسجل الآن، اختر النوع في مرتبط بـ واكتب رقم السجل.
8. اكتب الوسوم مفصولة بفواصل، مثل renewal, dubai.
9. اختر رفع. تعرض الصفحة حُفظ المستند.

إنشاء مجلدات

1. في مجلد جديد، اكتب اسم المجلد.
2. لوضعه داخل مجلد آخر، اختر ذلك المجلد في داخل.
3. اختر إنشاء مجلد. تصل المجلدات إلى ستة مستويات.

العثور على مستند

1. اختر طريقة عرض محفوظة في الأعلى: الكل أو قاربت على الانتهاء أو للمراجعة أو مستنداتي أو المعرفة أو المسودات أو المؤرشفة. تعرض كل منها عدد المستندات فيها.
2. اكتب كلمات في ابحث في العناوين والوسوم والنص. تكفي بداية الكلمة: contr تجد "contract".
3. ضيّق القائمة بـ كل المجلدات (أو خارج المجلدات) وكل الأنواع وكل الوسوم، ثم اختر بحث.
4. افتح المستند من عنوانه. تعرض الصفحة معاينة والإصدارات والسجلات المرتبطة والتفاصيل وروابط المشاركة والسجل.

معلومات مفيدة

• يُحفظ مرة واحدة ومشفرًا. يُشفَّر كل ملف ويُتحقق منه في كل مرة يُفتح فيها. وتُسجَّل كل عملية تنزيل.
• أي الملفات تُنشر فورًا. يُنشر الملف عند رفعه، إلا إذا كان نوعه محددًا عليه يُراجع قبل النشر في الإعدادات ← المستندات: عندها يبقى مسودة حتى يعتمده أحد (انظر اكتب إجراءً واحصل على اعتماده).
• يقرأ البحث النص الذي بالداخل في ملفات PDF والمستندات المكتبية والملفات النصية والصفحات، وبالعربية أيضًا. ملف PDF الممسوح ضوئيًا لا يحتوي نصًا، فلا يجده البحث إلا بعنوانه ووسومه واسم ملفه؛ وتقول معاينته ذلك.
• المعاينة للصورة هي الصورة نفسها؛ ولملف PDF أو المستند المكتبي هي نصه. لا تُرسم صفحات ملف PDF.
• المستندات المكتبية يمكن حفظها وإدارة إصداراتها، لكن لا يوجد محرر أونلاين مربوط: يشرح فتح في محررك كيف تنزّل الملف وتعدّله في برنامجك ثم ترفعه كإصدار جديد.
• لا ترى إلا المستندات التي يحق لك فتحها؛ وتتبع الأعداد القاعدة نفسها.
• أخطاء قد تواجهها: file_type وfile_too_large وdoc_folder.