المستندات

تحفظ المستندات الملفات التي يجب ألا تضيع من منشأتك أو تنتهي صلاحيتها دون أن تنتبه: العقود والرخص والتأمين والشهادات ونسخ الهويات والضمانات وإجراءاتك الخاصة. يُحفظ كل ملف مرة واحدة، ويُربط بكل عميل أو مورد أو موظف أو مشروع أو أصل يخصه، ويحمل مالكه وإصداراته والتواريخ التي يجب ألا تفوت.

يُعدّها المالك والمديرون؛ ويرفع المستندات ويجددها ويشاركها كل من لديه الصلاحية، وينشر المعتمِدون الإجراءات وصفحات المعرفة. تعمل مع إدارة العملاء والموارد البشرية والمشاريع والأصول الثابتة والعقود، وتصل تذكيراتها إلى اليوم. تأتي المستندات مع Kluvan One وهي متاحة خلال الفترة التجريبية؛ ولا تُباع منفردة حاليًا.

ابدأ من شغّل المستندات واضبط إعداداتها.

• شغّل المستندات واضبط إعداداتهاشغّل المستندات، واضبط مدد التذكير والأنواع التي تُراجع قبل النشر وروابط المشاركة والاحتفاظ، واطّلع على مساحة التخزين المستخدمة.
• ارفع المستندات ونظّمهاارفع ملفًا بنوعه وتواريخه ووسومه، ورتّبه في مجلدات، واعثر على أي مستند بعنوانه أو وسومه أو بالكلمات التي بداخله.
• اربط مستندًا بعميل أو مورد أو موظفاربط المستند الواحد بكل سجل يخصه، وأضف مستندًا من صفحة السجل نفسه، واطّلع على مستندات السجل مع المنتهية والقريبة من الانتهاء أولًا.
• تابع تواريخ الانتهاء وجدّد المستنداضبط تواريخ الانتهاء والمراجعة مع مدة تذكير، وتلقَّ التذكيرات في اليوم، وجدّد المستند برفع النسخة الجديدة كإصدار جديد.
• اكتب إجراءً واحصل على اعتمادهاكتب إجراءً أو سياسة أو سؤالًا شائعًا كصفحة معرفة، وأرسلها للمراجعة، واعتمد إصدارًا وانشره، واعثر عليه في المعرفة.
• شارك مستندًا برابط آمنأرسل مستندًا إلى شخص من خارج منشأتك برابط تنتهي صلاحيته، مع كلمة مرور اختيارية ووضع العرض فقط وسجل بمن فتحه.
• حدّد من يمكنه رؤية المستنداجعل المستند عاديًا أو مقيّدًا أو شخصيًا، واتركه يتبع سجلاته المرتبطة أو حدّد الأشخاص والأدوار الذين يمكنهم فتحه.
• أرشف المستند أو احجزه أو احذفهأرشف مستندًا لم تعد تستخدمه، وضع حجزًا قانونيًا على آخر، وحدد التاريخ الذي يجب الاحتفاظ به حتى يحين، واحذف مستندًا نهائيًا.